Estrutura

Este é o lugar onde um administrador pode visualizar, configurar ou editar a estrutura do projeto. A estrutura do projeto é o núcleo de todo projeto, e consiste de pastas e subpastas.

Além disso, um administrador pode subscrever os usuários em determinadas pastas e anexar um fluxo de trabalho ou um formulário a uma pasta nesta parte do App Administracao.

Árvore do projeto

Uma lista de todas as pastas no projeto em uma hierarquia definida pelos administradores do projeto.

Um usuário pode ver essa estrutura (ou partes da estrutura, de acordo com seus direitos de acesso) no App Estrutura.

Inspetor da Estrutura

O Inspetor da Estrutura é a última coluna à direita. Ele permite que você tenha rapidamente uma visão geral de quem pode visualizar a pasta, os worklows anexados e os formulários...

Funções

O número de funções que possuem acesso à pasta. Ao passar o mouse sobre o ícone, uma visão geral com todas as funções que têm acesso será exibida.

Subscrições de pastas

Indica se os usuários com acesso estão inscritos nessa pasta pelo Administrador.

Fluxos de trabalho

O número de fluxos de trabalho anexados à pasta. Ao passar o mouse sobre o ícone, os fluxos de trabalho anexados com suas opções são exibidos. Você pode excluir o fluxo de trabalho ou editar as configurações.

Formulários

Indica o número de formulários que estão anexados à pasta para usar metadados para os documentos. Ao passar o mouse sobre o ícone, os formulários anexados com suas opções são exibidos. Você pode excluir o formulário ou editar as configurações.

Sincronizar

Sincronize seus documentos com aplicativos de terceiros.

Adicionar Pasta

Para configurar ou expandir a estrutura do seu projeto, você precisa adicionar pastas e/ou subpastas.

Existem duas maneiras para adicionar uma nova pasta:

• Adicionar pasta a partir do menu Ação na parte superior. Isto irá criar uma nova pasta raiz.

• Adicionar uma nova pasta, sob uma das pastas existentes. Isto irá criar uma nova pasta sob essa pasta.

Depois de selecionar "adicionar pasta", siga os próximos passos.

1. Tipo de pasta

   Lembre-se que cada tipo de pasta representa uma aplicação na barra de aplicativos na esquerda.
   
   pasta de Documentos
   
   Livro de endereços
   
   pasta de Fluxos de trabalho
   
   pasta de Mensagens

   Opcionalmente, ative a funcionalidade de busca de eMails para imporatr todos os seus eMails ne seu endereço de eMail no App Bricsys 24/7. Isso geralmente é usado para um endereço de eMail usado apenas para o projeto, para coletar rapidamente mensagens de eMail externas.

   pasta de Calendários
   
   pasta de Formulários
   
   pasta de Links
   
   pasta do Forum
   
   Separador: Use um separador para criar um espaço na estrutura.

   Agrupador

   Opcionalmente, selecione apenas o documento com um status. O fichário mostrará apenas documentos com o status escolhido. Documentos com outro status podem estar adicionados ao agrupador, mas estes não serão mostrados.

   Depois que o status for alterado para o status-agrupador selecionado, o documento será mostrado no agrupador. É usado para dar a um grupo de pessoas apenas acesso a documentos com um determinado status.

   Por exemplo: Um grupo de pessoas pode ver apenas as versões aprovadas de um documento.

   BIM

2. Preencher o nome

   Preencher o nome da pasta que você adiciona.

3. Adicionar antes

   Selecione uma pasta existente e a nova pasta será adicionada antes da pasta selecionada.

   Depois de criar a pasta, você pode facilmente arrastar e soltar a pasta em outro local nas configurações da estrutura.

4. Descrição (Opcional)

   Adicione uma descrição à sua pasta.

5. Direitos de acesso padrão (Opcional)

   Aqui você pode escolher direitos de acesso padrão de uma vez (para todas as funções) ou, se estiver adicionando uma subpasta, pode optar por copiar os direitos de acesso da pasta 'pai'.

   Os aplicativos na Barra de Aplicativos à esquerda só serão exibidos quando você criar uma pasta vinculada a um aplicativo e tiver acesso a essa pasta.

6. Imagem (Opcional)

   Adicione uma foto à sua pasta. No momento, apenas as pastas BIM mostram a imagem no aplicativo.

Visão geral da subscrição da pasta

Gerenciar as assinaturas de pasta do projeto.

Adicionar fluxo de trabalho

Anexar um fluxo de trabalho a uma pasta para iniciar um fluxo de trabalho para cada novo documento e revisão (se for especificado). Você só pode executar esta ação em pastas de documentos e de mensagens. Lembre-se de que apenas os fluxos de trabalho liberados são visíveis.

1. Passe o cursor sobre a pasta

2. Selecione a ação para adicionar um fluxo de trabalho

3. Selecione o fluxo de trabalho que você deseja anexar

4. Escolha um coordenador para o fluxo de trabalho

5. Opcionalmente

   Iniciar um novo fluxo de trabalho para cada revisão

   Inicia o fluxo de trabalho quando uma revisão é enviada (upload). Toda vez que uma nova revisão é adicionada a um documento, um novo fluxo de trabalho será iniciado. Assim, haverá um fluxo de trabalho para cada revisão.

   Cancelar o fluxo de trabalho anterior

   Cancela o fluxo de trabalho anterior quando adicionar uma nova revisão. Se você selecionou a opção "iniciar o fluxo de trabalho quando uma revisão for enviada", poderá cancelar o fluxo de trabalho da revisão anterior quando uma nova revisão for enviada.

   Aplica o fluxo de trabalho a todas as subpastas

6. O fluxo de trabalho vai iniciar automaticamente.

   O fluxo de trabalho será iniciado automaticamente quando alguém fizer o upload de um documento na pasta selecionada.

Adicionar formulário

Anexe um Formulário a uma pasta e use o formulário como metadados. Você só pode executar esta ação em pastas de documentos. (Ver App Formularios)

1. Passe o cursor sobre a pasta

2. Selecione a ação de adicionar formulário

3. Selecione o formulário que você deseja anexar.

   Anteriormente, você só podia anexar formulários que continham um campo de documento. Neste campo de documento, você poderia então escolher se os metadados eram armazenados no nível do documento ou no nível da revisão. Este não é mais o caso.

   

   Agora é possível anexar todos os formulários a uma pasta e caso exista um campo de documento/revisão, o nível em que os metadados são armazenados será escolhido, com base no campo do documento.
   Se não houver mais (ou mais) campos de documento no formulário, você poderá escolher com esta nova opção em que nível os metadados serão armazenados. Não deve haver nenhuma alteração nos links existentes entre formulários e pastas, e a leitura dos dados permanecerá como costumava ser.
   No entanto, se você agora mover um documento para uma pasta sem o formulário anexado, ainda poderá ver os metadados.

   

É importante saber que somente formulários com um campo de documento são selecionáveis como metadados.

1. Opcionalmente

   Renomeie os documentos enviados com base no conteúdo dos campos

   Renomeie os documentos enviados com base no conteúdo dos campos e gere automaticamente um nome. Selecione o separador que conectará o conteúdo dos campos: _ /, / - /. / Espaço.

   Por exemplo

   Quando um usuário faz o upload de um documento e preenche um formulário:

   • Tipo de documento (fatura, planta, outro): Planta

   • Disciplina (Decoração, Eletrica, Mobiliario, HVAC, Encanamento, Seguranca, Estrutural): Eletrica

   • Pavimento (-1,…, 4): 3

   O documento será renomeado para Planta_Eletrica_3 após o envio (upload).

   • Utilize valores padrão

   Preenche os valores predefinidos.

   • Aplicar esses metadados (formulário) para todas as subpastas dessa pasta

2. Salvar

3. O formulário será usado como metadados.

Cada vez que um documento é adicionado à pasta, você pode (ou tem que...) preencher os campos dos formulários