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Os formulários são uma ótima ferramenta para salvar todos os tipos de dados no Bricsys 24/7. Um dos casos de uso mais comuns são metadados, informações extras para um documento, a fim de agrupar facilmente os documentos e pesquisar os dados em todo o projeto.
Siga estas etapas para criar e gerenciar com sucesso os fluxos de trabalho em seu projeto.
Depois que os metadados estiverem configurados, você poderá carregar um documento com metadados, usar o filtro no aplicativo de documentos ou a pesquisa avançada para localizar os documentos com base nos metadados em todo o projeto.
Pasta de formulários
Verifique se o seu projeto já tem uma pasta do tipo FluxoTrabalho, e se você tem acesso à pasta do fluxo de trabalho. Quando isso estiver configurado, o app FluxoTrabalho vai ficar disponível na barra de aplicativos à esquerda.
Criar formulário
Na pasta de formulário, clique na ação “Adicionar formulário” para abrir o editor de formulários. Edite o nome do formulário no canto superior esquerdo clicando no nome.
No painel esquerdo, são exibidos vários tipos de campos de formulário. O canto superior direito permite que você alterne a maneira como os usuários navegam de um campo para o outro.
Campos de formulário
Os campos de formulário são os elementos que contêm dados. Basta selecionar o campo de formulário desejado e soltá-lo no lado direito. O formulário em si tem dois painéis. Você pode soltar os campos do formulário em
ambos
os lados.
Depois que um campo de formulário é descartado, as configurações do campo podem ser ajustadas. Cada campo tem suas próprias configurações. Clique no ícone de chave inglesa para reabrir as configurações do campo de formulário.
Campo de escolha
Um campo de escolha é um menu suspenso que mostra as opções que um usuário pode escolher. Você pode adicionar as opções manualmente. Cada escolha consiste em um nome e uma descrição. O nome é obrigatório e será usado caso você use metadados para definir o nome do documento.
Em vez de adicionar as opções manualmente, você pode “usar o formulário existente como opções”. Ao clicar no link, uma nova caixa de diálogo aparece e pergunta qual formulário você gostaria de usar e quais campos deseja visualizar na lista suspensa.
Campo contador único
Este campo possibilita adicionar um contador ao final do nome do seu documento, caso você opte por renomear os documentos com base na entrada de metadados.
Ele procurará as quantidades de linhas que já contêm os mesmos dados. Se nenhum tiver os mesmos dados, o número será 1. Se já houver duas linhas com os mesmos dados, o número será 3.
Você pode escolher a quantidade de dígitos que serão usados: 1 a 10 no máximo. Selecionar 4 dígitos irá transformar o número "1" em "0001". Um nome de documento pode ser: PL_HVAC_0001.dwg
Campo do documento
Se você deseja trabalhar com metadados, adicione um campo de documento ao formulário. Caso você queira ter metadados diferentes para cada revisão de um documento, marque a caixa “Vincular a uma revisão”.
Acesso ao formulário
Como administrador, você pode definir o acesso em um formulário acessando Administração > Administração de tabelas. Assim como o acesso à pasta, você pode definir o acesso por função e por formulário.
Há apenas visualizar todo o acesso em formulários. Abra o formulário para visualizar os campos do formulário e defina o acesso individual nos campos.
Agora, o acesso em um formulário pode ser um pouco complicado no início, dê uma olhada na entrada Administração da Tabela para ter um melhor entendimento.
Adicionar acesso
Quando uma função tiver acesso de adição e o formulário for usado como metadados, os campos de formulário com acesso de adição serão mostrados na caixa de diálogo de upload.
Editar acesso
Quando uma função tiver acesso de edição e o formulário for usado como metadados, os campos de formulário com acesso de edição serão editáveis se o usuário puder editar o documento.
Anexar formulário
Depois de salvar um formulário, você pode anexá-lo a um documento ou a uma pasta. Se você deseja trabalhar com metadados, o administrador do projeto precisa anexar o formulário a uma pasta em Administração > Estrutura.
Renomear documentos enviados
Você pode renomear documentos com base nos dados preenchidos no formulário. Isso é ideal para todos que desejam ter um nome estruturado para seus documentos. Renomear também permite a você adicionar reservas .
O administrador também pode definir metadados padrão por pasta para que um usuário não precise selecionar todos os valores sempre que um novo documento for carregado.
Valores padrão
Você pode predefinir os valores de metadados da pasta. Isso permite definir valores para que o usuário não precise selecioná-lo novamente e precise preencher os metadados necessários.
Reservas
Não é incomum que os gerentes de documentos já tenham uma lista completa de documentos a ser produzidos para o projeto. Com as reservas, você pode adicionar documentos vazios que são um espaço reservado para o documento real.
Para trabalhar com reservas, o formulário anexado precisa ter a opção "Renomear documentos carregados com base no conteúdo do campo" marcada.
Abra a pasta do documento e selecione a ação "Adicionar reserva" no menu. Você pode adicionar até 50 reservas de uma só vez. No exemplo abaixo, adicionamos 3 reservas:
Isto resulta em 3 reservas:
O documento real pode ser adicionado como uma revisão que substituirá o espaço reservado. O nome da reserva será atualizado de "Reserva - PL_HVAC_B_3_0001" para "PL_HVAC_B_3_0001" depois de adicionar o documento.
Desta forma, você pode facilmente acompanhar os documentos em falta.
Busca Avançada
Agora que você está usando metadados em seu projeto, você pode pesquisar com facilidade nesses metadados. Vá para a pesquisa avançada, inserindo o campo de pesquisa no canto superior direito e clicando no botão "Pesquisa avançada".
Clique no botão de opção "metadados" para pesquisar metadados, escolher o formulário e adicionar seus critérios. Neste exemplo, procuramos por todos os planos de HVAC no terceiro andar do prédio B.
Bricsys 24/7 pesquisará todo o projeto em busca de documentos que correspondam aos seus critérios e retornem aqueles aos quais você
tem
acesso.
Filtro
Dentro do aplicativo de documento, você pode filtrar os metadados usando "&" e "|". O exemplo a seguir retorna todos os documentos que correspondem aos critérios "PLA", "HVAC",
"B",
"3".
Use o botão "..." no canto superior direito da tabela de documentos para alternar as colunas de metadados no aplicativo de documentos.