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Para configurar e iniciar um projeto, é necessário executar as seguintes etapas:
Adicionar projeto
Após o login a tela de seleção de projetos aparece sem projetos.
Novo Projeto
Clique o botão Adicionar para criar um novo projeto. Preencha o nome do projeto, detalhes, e país em que o projeto será executado.
Copiar projeto
Quando você precisa gerenciar vários projetos, a maioria deles terá as mesmas configurações e estrutura. Criar um projeto de modelo vazio, no qual você configura a estrutura de pastas, funções, formulários e fluxos de trabalho é uma boa maneira de trabalhar. Dessa forma, você vai configurar uma vez, e depois copiar esse projeto-modelo para cada novo projeto que precisa configurar.
Se você já possui projetos existentes, também pode criar um novo projeto com base em um projeto existente, e selecionar as opções que deseja copiar para o novo projeto.
Apenas o administrador de clientes pode criar um novo projeto, ou copiar um projeto existente. Um cliente pode ter vários administradores de clientes, e é gerenciado pela equipe do Bricsys 24/7.
Aplicativo de administração
Depois que o projeto está criado e você entra no projeto, vá para o app de administrador, o ícone de chave inglesa na barra de aplicativos à sua esquerda.
Settings (Configurações)
A categoria Configurações permite editar as configurações do projeto, configurações de documentos, configurações de calendário, e configurações do administrador.
Configurações do documento
Nas configurações de documentos, você pode definir como a numeração de revisão será exibida no projeto.
Versão única
Por padrão, são usadas revisões únicas, escolha a opção que você deseja usar.
Versão maior / menor
Ative a caixinha de verificação maior/menor para versionamento de documentos, para trabalhar com um número duplo de revisão. Esta é uma maneira útil de rastrear a progressão de um documento. Cada versão principal pode representar um marco que o documento alcançou.
Estrutura
A configuração da estrutura é onde você cria a estrutura de pastas para o projeto. O Bricsys 24/7 oferece 100% de liberdade para criar uma estrutura de pastas, dependendo das necessidades da sua empresa.
Você pode adicionar manualmente pastas clicando na ação “Adicionar pasta”, ou pode usar a ferramenta de transferência do 24/7. para copiar facilmente uma estrutura de pastas existente no seu computador local, para o Bricsys 24/7
Opções de Pasta
- Tipo de pasta
Cada tipo de pasta representa seu próprio aplicativo na barra lateral. Somente aplicativos Documento e Agrupador podem ser vistos dentro do app Estrutura. Todas as outras pastas podem ser visualizadas no app Estrutura, bem como nos seus próprios aplicativos.
- Direitos de acesso padrão
Definir os direitos de acesso padrão permite a você definir rapidamente o mesmo acesso para todas as funções existentes no momento em que você cria uma pasta.
Lembre-se de que cada tipo de pasta representa um app diferente na barra de aplicativos.
Funcoes
Depois de configurar a estrutura do projeto, você precisa definir as funções dos atores. Uma função agrupa os membros do projeto, tornando mais fácil diferenciá-los no projeto. Exemplos típicos de funções são “Administradores”, “Arquitetos”, “Engenheiros”, “Empreiteiros”, "Proprietários" ...
Opções da função
- Usar como lista de eMail
Isso permite selecionar a função ao enviar uma notificação, uma mensagem ... como destinatários. Todos os membros das funções serão selecionados e poderão ser desmarcados individualmente pelo usuário.
- Cor
Ao dar uma cor diferente a cada uma das funções, as anotações feitas dentro do visualizador serão facilmente distinguidas, e deixam claro quem fez a anotação; o arquiteto, engenheiro, proprietário...
- Ver outro usuário
Se os membros de uma função não puderem ver outros usuários, os membros daquela função não poderão enviar notificações para outros membros do projeto.
- Ver revisões
Ative uma função para visualizar as revisões de um documento. Quando desmarcada, somente a última revisão do documento ficará visível para os membrois dessa função.
- Alterar seus perfis
É altamente recomendável ativar essa configuração para que os usuários possam alterar suas informações e preferências pessoais.
Acesso de Pasta
Depois que as pastas e as funções estiverem configuradas, é hora de configurar o acesso. Por padrão, a categoria Acesso à Pasta mostra a estrutura das pastas e uma função na lista suspensa acima da estrutura.
Mude facilmente para a visualização por funções selecionando a opção "Por Função" no menu suspenso acima mencionado.
Inspetor de acesso
O inspetor de acesso à direita mostra se o acesso está definido ou não. Existem dois tipos de acesso: ver tudo, ver o próprio. Ver próprio significa que o usuário só pode acessar os itens dos quais ele é autor.
Dependendo do tipo de pasta, nem todos os tipos de acesso podem estar disponíveis.
Clique na matriz para definir ou remover um acesso específico. Use os botões de alternância na parte superior para definir o mesmo acesso em todas as pastas, os botões de alternância à direita definem o acesso padrão. O botão de alternância do canto superior direito permite definir todos os acessos.
Para cada pasta com subpastas, o ícone “aplicar à subpasta” permite copiar facilmente o mesmo acesso a todas as subpastas.
Salve as alterações antes de sair da categoria de acesso.
Usuários
Agora que um projeto tem pastas, funções e acesso, podemos adicionar usuários. A categoria Usuários permite adicionar usuários ao projeto.
Clique na ação Adicionar usuário para adicionar um usuário. Sempre adicione usuários utilizando o indetificador pelo endereço de eMail do usuário. Caso o usuário já tenha acesso ao Bricsys 24/7 em outro projeto, o usuário vai aparecer nos resultados de pesquisa. Caso contrário, você pode criar um novo usuário.
Depois de adicionar o usuário, selecione as funções das quais o usuário faz parte. Um usuário pode fazer parte de várias funções, o que significa que o acesso será o acesso consolidado a todas as funções. Se o projeto tiver uma pasta do catálogo de endereços, você poderá optar por adicionar o usuário ao livro de endereços.
Convite
O último passo é enviar um convite. É altamente recomendável adicionar uma mensagem pessoal para que o usuário saiba quem está enviando o convite, e o motivo de estar sendo convidado.
O usuário pode configurar a senha clicando no link “definir ou redefinir senha” no eMail do convite. Um usuário existente pode efetuar login com endereço de eMail e senha existentes.
