Configurar fluxos de trabalho

Fluxos de trabalho são uma maneira poderosa de automatizar processos dentro do Bricsys 24/7. Exemplo típico seria para aprovar documentos.

Nesta seção, você será introduzido aos fluxos de trabalho, criando um fluxo de trabalho no editor, publicando este, e vai anexá-lo a um documento ou a uma pasta, caso deseje iniciar um fluxo de trabalho automaticamente quando um novo documento for enviado à nuvem.

Siga estas etapas para criar e gerenciar com sucesso os fluxos de trabalho em seu projeto.

1. Adicionar pasta de fluxo de trabalho

2. Adicionar fluxo de trabalho

3. Editar fluxo de trabalho

4. Publicar fluxo de trabalho

5. Anexar fluxo de trabalho

6. Reatribuir uma tarefa

7. Cancelar / excluir fluxo de trabalho

8. Excluir usuário

Adicionar pasta de fluxo de trabalho

Verifique se o seu projeto já tem uma pasta do tipo Fluxo de Trabalho, e se você tem acesso à pasta do fluxo de trabalho. Quando isso estiver configurado, o app FluxoTrabalho vai ficar disponível na barra de aplicativos à esquerda.

Depois que a pasta de fluxos de trabalho tiver sido criada, abra o app de fluxo de trabalho e selecione a pasta criada.

Adicionar fluxo de trabalho

Na pasta de fluxo de trabalho, selecione a ação "Adicionar fluxo de trabalho"

1. Preencha o nome

2. Preencha a descrição (opcional)

3. Selecione uma função de coordenador (todo fluxo de trabalho tem um coordenador)

4. Clique o botão OK para salvar o fluxo de trabalho e abrir o editor

Criar um novo fluxo de trabalho

Crie um fluxo de trabalho em cinco etapas:

1. Adic. atividades

   Atividades são tarefas que serão executadas manual ou automaticamente pelo sistema. Todas as tarefas automáticas usam os direitos de acesso do coordenador para ser executadas.

   

   1. Adicionar uma atividade à grade
      

      Clique no ícone da atividade, e em algum lugar da grade para adicionar uma atividade.
      
      

   2. Preencher as configurações de atividade

      

      Escolha uma ação: (o tipo da atividade)

      Atividades automáticas que serão executadas usando os direitos de acesso do coordenador:

      Definir o status de um documento

      Copiar o documento para outra pasta

      Mover o documento para outra pasta

      Adicionar o documento a uma pasta de agrupador

      Remover o documento de uma pasta de agrupador

      Promover a última revisão para versão principal

      Atividade manual:

      Atribuir uma tarefa a alguém

      Um usuário da função atribuída receberá uma pergunta e terá que responder com algumas respostas propostas. (As respostas propostas serão os nomes das transições que darão saída à atividade)

      Opções de atividade

      1. Preencha a pergunta:

         Preencha a questão da tarefa, por exemplo: Você aprova este documento?

      2. Escolher quem precisa reagir

         Escolha uma função que tem que executar a tarefa.

      3. Especificar quem tem que executar a tarefa

         • O ator da atividade anterior ou o coordenador deve selecionar quem será o ator dessa atividade.
         • Primeiro a reagir. Todos os membros da função vão receber a tarefa, mas assim que alguém a fizer, os demais não precisam mais executar.
         • Todos: Todos os membros da função receberão a tarefa e todos terão que executar a tarefa.

      
      Escolha um lembrete e/ou um prazo final (opcional):

      • Enviar um lembrete

        Após do tempo selecionado, a pessoa selecionada receberá um lembrete sobre a sua tarefa

      • Agir dentro

        Se a pessoa selecionada não reagir a tempo, o fluxo de trabalho vai continuar. Você pode selecionar qual transição será seguida na seção transição vencida.

   3. Adicionar iniciar / sincronizar caminhos paralelos (opcional)

      Caso múltiplas atividades precisem ser iniciadas ou combinadas, use o iniciar paralelo e sincronize os caminhos paralelos.
      
      

      Adicionar Iniciar Caminho Paralelo

      Se o caminho do seu fluxo de trabalho tiver que ser dividido, você precisará adicionar uma ação para iniciar caminho paralelo.

      Por exemplo

      Se forem vários envolvidos

      Adic. Sincronizar Caminho Paralelo

      Se você quiser que dois ou mais caminhos se juntem, adicione um caminho de sincronização. O caminho de sincronização aguardará que todas as transições de entrada estejam ativadas, antes de continuar o fluxo de trabalho.

      Por exemplo

      Se tanto o contratante quanto o engenheiro aprovarem o documento, continue o fluxo de trabalho e defina o status como aprovado.

   4. Mover / Editar seu fluxo de trabalho (opcional).

      Mova as atividades para a posição correta para ter uma melhor visão geral do seu fluxo de trabalho.

      1. Adic. transições
         

         Transições são as setas que conectam atividades, e possibilitam que o fluxo de trabalho siga um caminho pré-definido.

         As transições de saída, a partir das atividades manuais, são as respostas que um usuário pode selecionar ao executar a tarefa. Uma transição de saída pode ter várias respostas. No Bricsys 24/7 nos referimos a respostas como estados.
         
         

         Criar uma transição de uma para outra atividade

         • Clique na atividade a partir da qual a transição deve começar.

         • Clique na atividade para a qual a transição deve ir.

         Configurações da transição

         
         
         Toda transição precisa de pelo menos um status. O sistema irá automaticamente criar e colocar "Feito" como o status padrão.

         • Adicionar um status (somente para tarefas manuais)

           • Se você adicionar um status a uma transição, o agente da atividade precisará responder à atividade antes que o fluxo de trabalho continue. O status que é preenchido na transição será a resposta proposta para o ator. Quando o ator seleciona essa resposta proposta, o fluxo de trabalho vai continuar.
           • Por exemplo, depois de uma atividade-tarefa (consulte Adic. Atividade > Atribuir tarefa a alguém).
             • O ator vai receber uma tarefa.
             • Esse ator agora pode selecionar a resposta proposta (o status que você preencheu, ex., Eu aprovo).
             • Se o ator selecionar agora essa resposta proposta, o fluxo de trabalho vai continuar por meio da transição para a próxima atividade.

         • Adicionar mais status (somente para tarefas manuais)

           • Se você quiser propor várias respostas levando à mesma atividade. (Por exemplo: Eu aprovo, Aprovo com comentários).

         Transição Vencida (opcional)

         • Quando uma atividade está com prazo vencido, altere o estado dessa transição para: "Atrasado (automaticamente)" é o estado padrão, mas você pode alterar isso para seu próprio estado.
         • Se você selecionou que o ator da tarefa tem que agir dentro de um certo tempo, pode marcar que a transição seja seguida assim que o prazo limite tenha passado.
           • Por exemplo, se o ator não reagir em duas semanas, o fluxo de trabalho vai continuar para a próxima ação por meio dessa transição.

         Os estados de transição precisam ser únicos. Não pode haver duas transições de saída que tenham o mesmo estado. Ex.: A resposta "Aprovado" e outra transição com a mesma resposta "Aprovado". Isso tornaria impossível ao fluxo de trabalho escolher o caminho correto.

         Salvar o fluxo de trabalho

         Depois de criar todas as suas atividades e transições, não se esqueça de salvar seu fluxo de trabalho no editor, antes de fechá-lo.

         Publicar um fluxo de trabalho

         Para usar o fluxo de trabalho, este precisa antes estar publicado.

         Editar

         Altere o status na caixa de diálogo do editor de fluxos de trabalho.

         

         Ação de publicação

         Use a ação Publicar fluxo de trabalho no menu de ação.

         Assim que um fluxo de trabalho estiver liberado e em uso, o fluxo de trabalho não pode mais ser alterado. Caso você queira editar o fluxo de trabalho, primeiro vai precisar criar uma cópia do fluxo de trabalho.

         Anexar fluxo de trabalho

         Para usar um fluxo de trabalho, primeiro você precisa anexá-lo. Você precisará de direitos de 'visualizar' na pasta de fluxo de trabalho para poder ver o fluxo de trabalho e poder anexá-lo a um documento. Existem duas maneiras de anexar um fluxo de trabalho a um documento:

         Anexar manualmente um fluxo de trabalho a um documento

         Se você receber "anexar acesso ao fluxo de trabalho" a partir do administrador, você poderá anexar manualmente um fluxo de trabalho a um documento.

         1. Selecione um documento e clique em anexar fluxo de trabalho
         2. Escolha qual fluxo de trabalho você deseja anexar, quem será o coordenador e dê um nome ao fluxo de trabalho
         3. Anexe o fluxo de trabalho

         Depois que o fluxo de trabalho estiver anexado ao documento, este será automaticamente iniciado. Observe que somente fluxos de trabalho publicados podem ser anexados.

         Anexar um fluxo de trabalho a uma pasta

         Se você quiser automatizar todos os documentos em uma pasta com um fluxo de trabalho, será necessário anexar o fluxo de trabalho à pasta. (Ver App da Administração > estrutura)

         Depois que o fluxo de trabalho estiver anexado à pasta, ele será iniciado para cada novo documento que a esta for enviado.

         Reatribuir uma tarefa

         Isso acontece o tempo todo, um membro do projeto ficou doente, está de licença, ou deixou a empresa, mas ainda tem tarefas designadas para serem executadas.

         Como administrador, você pode reatribuir facilmente as tarefas de um usuário, em Administração > Usuários. Selecione o usuário e escolha a ação "Reatribuir tarefas" no menu na barra superior.

         Selecione outro usuário no projeto para quem transferir as tarefas. Observe que o usuário que recebe as tarefas precisa ter exatamente as mesmas funções que o usuário anterior, a quem estavam atribuídas as tarefas.

         

         Cancelar / excluir fluxo de trabalho

         É possível cancelar ou excluir um fluxo de trabalho. Se você cancelá-lo, basicamente vai colocá-lo em estado de espera, e poderá ser possível ativá-lo novamente, se necessário. No entanto, se você excluí-lo, ele será transferido para a lixeira.

         1. Para cancelar um fluxo de trabalho:
         Como coordenador ou administrador: você precisa de acesso para “ver" o documento.
         Como proprietário: você precisa de acesso para “editar” o documento.

         Você vai encontrar a opção 'Cancelar' no menu suspenso de um documento ao qual o fluxo de trabalho está anexado.

         Como o cancelamento está relacionado aos direitos de edição, observe que a opção 'cancelar' não está associada aos direitos de adição.

         
         2. Para excluir um fluxo de trabalho:
         Não pode haver instâncias anexadas ao fluxo de trabalho e você precisará de direitos para 'excluir' o documento, para que então possa excluir o fluxo de trabalho.

         Desde que você tenha os direitos apropriados, poderá excluir o fluxo de trabalho clicando em 'Excluir' no menu suspenso do fluxo de trabalho.

Excluir usuário

Para excluir um usuário de um fluxo de trabalho, primeiro você precisará reatribuir todas as tarefas deste a um outro usuário que tenha pelo menos a mesma associação de função. Qualquer pessoa que esteja na função 'administrador' pode encaminhar todas as tarefas desse usuário para outra pessoa. Somente então será possível excluir o usuário. Depois que um coordenador é removido, qualquer pessoa pode se tornar um coordenador, desde que esta tenha os mesmos direitos de acesso. Cabe ao administrador escolher um novo coordenador.