Configurar fluxos de trabalho – Bricsys 24/7 Ajuda Online

Fluxos de trabalho são uma maneira poderosa de automatizar processos dentro do Bricsys 24/7. Normalmente são usados para aprovar documentos.

Nesta seção, você será introduzido aos fluxos de trabalho, criando um fluxo de trabalho no editor, publicando este, e vai anexá-lo a um documento ou a uma pasta, caso deseje iniciar um fluxo de trabalho automaticamente quando um novo documento for enviado à nuvem.

Siga estas etapas para criar e gerenciar com sucesso os fluxos de trabalho em seu projeto.

Adicionar pasta de fluxo de trabalho
Adicione o fluxo de trabalho
Editar fluxo de trabalho
Liberar Fluxo de trabalho
Anexar Fluxo de trabalho
Reatribuir tarefa

Adicionar pasta de fluxo de trabalho

Verifique se o seu projeto já tem uma pasta do tipo FluxoTrabalho, e se você tem acesso à pasta do fluxo de trabalho. Quando isso estiver configurado, o app FluxoTrabalho vai ficar disponível na barra de aplicativos à esquerda.

Depois que a pasta dos fluxos de trabalho tiver sido criada, abra o app de fluxo de trabalho e selecione a pasta criada.

Adicionar fluxo de trabalho

Na pasta de fluxo de trabalho,

selecione a ação "Adicionar fluxo de trabalho"

Preencha o nome
Preencha a descrição (opcional)
Selecione uma função de coordenador (todo fluxo de trabalho tem um coordenador)
Clique o botão OK para salvar o fluxo de trabalho e abrir o editor

Por favor, note que o nome de um fluxo de trabalho deve ser único, dentro do projeto. Se o sistema informar que o nome do fluxo de trabalho já existe, verifique nos fluxos de trabalho obsoletos e na lixeira, caso você não veja o fluxo de trabalho.

Se o editor de fluxo de trabalho não abrir, verifique o seu navegador e certifique-se de que os popups da Bricsys 24/7 estão permitidos.

Criar um novo fluxo de trabalho

Crie um fluxo de trabalho em cinco etapas:

Adicionar atividades
Atividades são tarefas que serão executadas manual ou automaticamente pelo sistema. Todas as tarefas automáticas usam os direitos de acesso do coordenador para ser executadas.
1. Adicionar uma atividade à grade
  Clique no ícone da atividade, e em algum lugar da grade para adicionar uma atividade.
2. Preencha as configurações de atividade
  Escolher uma ação: (o tipo da atividade)
  Atividades automáticas que serão executadas usando os direitos de acesso do coordenador:
  Definir o status de um documento
  Copiar o documento para outra pasta
  Mover o documento para outra pasta
  Adicionar o documento a uma pasta de agrupador
  Remover o documento de uma pasta de agrupador
  Promover a última revisão para versão principal
  Atividade manual:
  Atribuir uma tarefa a alguém
  Um usuário da função atribuída receberá uma pergunta e terá que responder com algumas respostas propostas. (As respostas propostas serão os nomes das transições que darão saída à atividade)
  Opções de atividade
  1. Preencher a pergunta
    Preencha a questão da tarefa, por exemplo: Você aprova este documento?
  2. Escolher quem precisa reagir
    Escolha uma função que tem que executar a tarefa.
  3. Especificar quem tem que executar a tarefa
    - O ator da atividade anterior ou o coordenador deve selecionar quem será o ator dessa atividade.
    - Primeiro a reagir. Todos os membros da função vão receber a tarefa, mas assim que alguém a fizer, os demais não precisam mais executar.
    - Todos: Todos os membros da função receberão a tarefa e todos terão que executar a tarefa.
  Escolha um lembrete e/ou um prazo final (opcional):
  - Enviar um lembrete
    Após do tempo selecionado, a pessoa selecionada receberá um lembrete sobre a sua tarefa
  - Agir dentro
    Se a pessoa selecionada não reagir a tempo, o fluxo de trabalho vai continuar. Você pode selecionar qual transição será seguida, na seção transição vencida .
3. Adicionar iniciar / sincronizar em caminhos paralelos (opcional)
  Caso múltiplas atividades precisem ser iniciadas ou combinadas, use o iniciar paralelo e sincronize os caminhos paralelos.
  
  Adic. Iniciar Caminho Paralelo
  Se o caminho do seu fluxo de trabalho tiver que ser dividido, você precisará adicionar uma ação para iniciar caminho paralelo.
  Por exemplo:
  Se forem várias partes
  Adicionar Sincronizar Caminho Paralelo
  Se você quiser que dois ou mais caminhos se juntem, adicione um caminho de sincronização. O caminho de sincronização aguardará que todas as transições de entrada estejam ativadas, antes de continuar o fluxo de trabalho.
  Por exemplo:
  Se tanto o contratante quanto o engenheiro aprovarem o documento, continue o fluxo de trabalho e defina o status como aprovado.
4. Mover / Editar seu fluxo de trabalho (opcional).
  Mova as atividades para a posição correta para ter uma melhor visão geral do seu fluxo de trabalho.
5. Adic. transições
  Transições são as setas que conectam atividades, e possibilitam que o fluxo de trabalho siga um caminho pré-definido.
  As transições de saída, a partir das atividades manuais, são as respostas que um usuário pode selecionar ao executar a tarefa. Uma transição de saída pode ter várias respostas. No Bricsys 24/7 nos referimos a respostas como estados.
  
  Criar uma transição de uma para outra atividade
  - Clique na atividade a partir da qual a transição deve começar.
  - Clique na atividade para a qual a transição deve ir.
  Configurações de transição
  
  Toda transição precisa de pelo menos um status. O sistema irá automaticamente criar e colocar "Feito" como o status padrão.
  - Adicionar um status (somente para tarefas manuais)
    - Se você adicionar um status a uma transição, o agente da atividade precisará responder à atividade antes que o fluxo de trabalho continue. O status que é preenchido na transição será a resposta proposta para o ator. Quando o ator seleciona essa resposta proposta, o fluxo de trabalho vai continuar.
    - Por exemplo, depois de uma atividade de tarefa (consulte Adic. Atividade > Atribuir tarefa a alguém).
      - O ator vai receber uma tarefa.
      - Esse ator agora pode selecionar a resposta proposta (o status que você preencheu, ex., Eu aprovo).
      - Se o ator selecionar agora essa resposta proposta, o fluxo de trabalho vai continuar por meio da transição para a próxima atividade.
  - Adicionar mais status (somente para tarefas manuais)
    - Se você quiser propor várias respostas levando à mesma atividade. (Por exemplo: Eu aprovo, Aprovo com comentários).
  Transição Vencida (opcional)
  - Quando uma atividade está com prazo vencido, altere o estado dessa transição para: "Atrasado (automaticamente)" é o estado padrão, mas você pode alterar isso para seu próprio estado.
  - Se você selecionou que o ator da tarefa tem que agir dentro de um certo tempo, pode marcar que a transição seja seguida assim que o prazo terminar.
    - Por exemplo, se o ator não reagir em duas semanas, o fluxo de trabalho vai continuar para a próxima ação por meio dessa transição.
  Os estados de transição precisam ser únicos. Não pode haver duas transições de saída que tenham o mesmo estado. Ex.: A resposta "Aprovado" e outra transição com a mesma resposta "Aprovado". Isso tornaria impossível ao fluxo de trabalho escolher o caminho correto.
  
  Salvar o fluxo de trabalho
  Depois de criar todas as suas atividades e transições, não se esqueça de salvar seu fluxo de trabalho no editor, antes de fechá-lo.
  Publicar um fluxo de trabalho
  Para usar o fluxo de trabalho, este precisa estar publlicado antes.
  Editar
  Altere o status na caixa de diálogo do editor de fluxos de trabalho.
  Ação de publicação
  Use a ação Publicar fluxo de trabalho no menu de ação.
  
  Assim que um fluxo de trabalho estiver liberado e em uso, o fluxo de trabalho não pode mais ser alterado. Caso você queira editar o fluxo de trabalho, primeiro vai precisar criar uma cópia do fluxo de trabalho.
  
  Anexar fluxo de trabalho
  Para usar um fluxo de trabalho, primeiro você precisa anexá-lo. Existem duas maneiras de anexar um fluxo de trabalho a um documento:
  Anexar manualmente um fluxo de trabalho a um documento
  Se você receber "anexar acesso ao fluxo de trabalho" a partir do administrador, você poderá anexar manualmente um fluxo de trabalho a um documento.
  1. Selecione um documento e clique em anexar fluxo de trabalho
  2. Escolha qual fluxo de trabalho você deseja anexar, quem será o coordenador e dê um nome ao fluxo de trabalho
  3. Anexe o fluxo de trabalho
  Depois que o fluxo de trabalho estiver anexado ao documento, este será automaticamente iniciado. Observe que somente fluxos de trabalho publicados podem ser anexados.
  Anexar um fluxo de trabalho a uma pasta
  Se você quiser automatizar todos os documentos em uma pasta com um fluxo de trabalho, será necessário anexar o fluxo de trabalho à pasta. (Ver estrutura da App da Administração)
  Depois que o fluxo de trabalho estiver anexado à pasta, ele será iniciado para cada novo documento que a esta for enviado.
  Reatribuir uma tarefa
  Isso acontece o tempo todo, um membro do projeto ficou doente, está de licença, ou deixou a empresa, mas ainda tem tarefas designadas para serem executadas.
  Como administrador, você pode reatribuir facilmente as tarefas de um usuário, em Administração > Usuários. Selecione o usuário e escolha a ação "Reatribuir tarefas" no menu na barra superior.
  Selecione outro usuário no projeto para quem transferir as tarefas. Observe que o usuário que recebe as tarefas precisa ter exatamente as mesmas funções que o usuário anterior, a quem estavam atribuídas as tarefas.