Go to bricsys.com
Formularze są doskonałym narzędziem do zapisywania wszelkiego rodzaju danych w Bricsys 24/7. Jednym z najczęstszych przypadków użycia są metadane, dodatkowe informacje do dokumentu w celu łatwego grupowania dokumentów i wyszukiwania tych danych w całym projekcie.
Wykonaj poniższe czynności, aby pomyślnie tworzyć przepływy pracy i zarządzać nimi w projekcie.
Once the metadata is set up you can upload a document with metadata, use the filter in the documents app or the advanced searchto find the documents based on the metadata throughout the project.
Folder formularza
Upewnij się, że projekt zawiera folder typu Workflow i masz dostęp do tego folderu. Po skonfigurowaniu aplikacja Przepływy pracy będzie dostępna na pasku aplikacji po lewej stronie.
Utwórz formularz
W folderze formularzy kliknij czynność „Dodaj formularz”, aby otworzyć edytor formularzy. Edytuj nazwę formularza w lewym górnym rogu, klikając nazwę. 
W lewym panelu wyświetlanych jest wiele typów pól formularza. W prawym górnym rogu możesz przełączać, jak użytkownicy przechodzą z jednego pola do drugiego.
Pola formularza
Pola formularza to elementy zawierające dane. Po prostu wybierz żądane pole formularza i upuść je po prawej stronie. Sam formularz ma dwa panele. Możesz upuścić pola formularza po obu stronach. 
Po usunięciu pola formularza można dostosować ustawienia tego pola. Każde pole ma swoje własne ustawienia. Kliknij ikonę klucza, aby ponownie otworzyć ustawienia pola formularza.
Pole wyboru
Pole wyboru to lista rozwijana zawierająca opcje do wyboru przez użytkownika. Możesz samodzielnie dodać wybory. Każdy wybór składa się z nazwy i opisu. Nazwa jest wymagana i zostanie użyta w przypadku użycia metadanych do zdefiniowania nazwy dokumentu.
Zamiast dodawać opcje ręcznie, możesz „użyć istniejącego formularza jako opcji”. Klikając łącze, pojawia się nowe okno dialogowe z pytaniem, który formularz chcesz użyć i które pola chcesz wyświetlić w menu rozwijanym.
Unikalne pole licznika
To pole umożliwia dodanie licznika na końcu nazwy dokumentu, jeśli zdecydujesz się zmienić nazwę dokumentów na podstawie wprowadzonych metadanych. 
Wyszuka liczbę wierszy, które już zawierają te same dane. Jeśli żaden nie ma tych samych danych, liczba będzie wynosić 1. Jeśli istnieją już 2 wiersze z tymi samymi danymi, liczba będzie wynosić 3.
Możesz wybrać liczbę używanych cyfr: od 1 do maksymalnie 10. Wybranie 4 cyfr zmieni liczbę „1” na „0001”. Nazwą dokumentu może być: PL_HVAC_0001.dwg
Pole dokumentu
Jeśli chcesz pracować z metadanymi, pamiętaj o dodaniu pola dokumentu do formularza. Jeśli chcesz mieć różne metadane dla każdej zmiany dokumentu, zaznacz pole „Link do wersji”.
Dostęp do formularza
Jako administrator możesz zdefiniować dostęp do formularza, przechodząc do opcji Administracja> Administrowanie tabelami. Podobnie jak dostęp do folderu, możesz ustawić dostęp według roli i formularza.
Istnieje tylko widok całego dostępu w formularzach. Otwórz formularz, aby wyświetlić pola formularza i ustawić indywidualny dostęp do pól.
Teraz dostęp do formularza może być początkowo nieco trudny, spójrz na wpis Administracja Tabelą, aby lepiej zrozumieć.
Brak dostępu
Gdy rola ma uprawnienia dodawania, a formularz jest używany jako metadane, pola formularza z dostępem dodawania zostaną wyświetlone w oknie dialogowym przesyłania.
Dostęp do edycji
Gdy rola ma uprawnienia do edycji, a formularz jest używany jako metadane, pola formularza z uprawnieniami do edycji będą edytowalne, jeśli użytkownik będzie mógł edytować dokument.
Załącz formularz
Po zapisaniu formularza możesz dołączyć go do dokumentu lub folderu. Jeśli chcesz pracować z metadanymi, administrator projektu musi załączyć formularz do folderu w Administracja> Struktura. 
Zmień nazwę przesłanych dokumentów
Możesz zmieniać nazwy dokumentów na podstawie danych wpisanych w formularzu. Jest to idealne rozwiązanie dla wszystkich, którzy chcą mieć uporządkowaną nazwę dla swoich dokumentów. Zmiana nazwy umożliwia również dodawanie rezerwacji .
Administrator może również zdefiniować domyślne metadane dla folderu, aby użytkownik nie musiał wybierać wszystkich wartości za każdym razem, gdy przesyłany jest nowy dokument.
Domyślna wartość:
Możesz wstępnie zdefiniować wartości metadanych dla każdego folderu. Pozwala to ustawić wartości, aby użytkownik nie musiał ich ponownie wybierać i wystarczył wypełnić niezbędne metadane.
Rezerwacje
Nie jest niczym niezwykłym, że menedżerowie dokumentów mają już całą listę dokumentów, które mają zostać utworzone dla projektu. Z rezerwacjami możesz dodać puste dokumenty, które są zastępcze dla prawdziwego dokumentu.
Aby pracować z rezerwacjami, w załączonym formularzu należy zaznaczyć opcję „Zmień nazwę przesłanych dokumentów na podstawie zawartości pola”.
Otwórz folder dokumentów i wybierz z menu akcję „Dodaj rezerwację”. Możesz dodać do 50 rezerwacji jednocześnie. W poniższym przykładzie dodajemy 3 rezerwacje:
Skutkuje to 3 rezerwacjami: 
Rzeczywisty dokument można dodać jako poprawkę, która zastąpi symbol zastępczy. Po dodaniu dokumentu nazwa rezerwacji zostanie zaktualizowana z „Rezerwacja - PL_HVAC_B_3_0001” na „PL_HVAC_B_3_0001”.
W ten sposób możesz łatwo śledzić brakujące dokumenty.
Wyszukiwanie zaawansowane
Teraz, gdy używasz metadanych w swoim projekcie, możesz łatwo przeszukiwać te metadane. Przejdź do wyszukiwania zaawansowanego, wpisując pole wyszukiwania w prawym górnym rogu i klikając przycisk „Wyszukiwanie zaawansowane”. 
Kliknij przycisk opcji „metadane”, aby wyszukać metadane, wybierz formularz i dodaj kryteria. W tym przykładzie wyszukujemy wszystkie plany HVAC na trzecim piętrze budynku B.
Bricsys 24/7 przeszuka cały projekt w poszukiwaniu dokumentów spełniających Twoje kryteria i zwróci te, do których masz dostęp. 
Filtr
W aplikacji do obsługi dokumentów możesz filtrować metadane za pomocą „&” i „|”. Poniższy przykład zwraca wszystkie dokumenty, które spełniają kryteria „PLA”, „HVAC”, „B”, „3”. 
Użyj przycisku „...” w prawym górnym rogu tabeli dokumentów, aby przełączać kolumny metadanych w aplikacji dokumentów.