Konfigurowanie przepływów pracy

Przepływy pracy to potężny sposób automatyzacji procesów w Bricsys 24/7. Zwykle służy do zatwierdzania dokumentów.

W tej sekcji zapoznamy Cię z przepływami pracy, tworząc przepływ pracy w edytorze, zwalniając go i dołączając do dokumentu lub folderu na wypadek, gdybyś chciał rozpocząć przepływ pracy automatycznie po przesłaniu nowego dokumentu.

Wykonaj poniższe czynności, aby pomyślnie tworzyć przepływy pracy i zarządzać nimi w projekcie.

1. Dodaj folder przepływu pracy

2. Dodaj przepływ pracy

3. Edytuj przepływ pracy

4. Wydanie przepływu pracy

5. Dołącz przepływ pracy

6. Ponownie przydziel zadanie

7. Anuluj / usuń przepływ pracy

8. Usuń użytkownika

Dodaj folder przepływu pracy

Upewnij się, że projekt zawiera folder typu Workflow i masz dostęp do tego folderu. Po skonfigurowaniu aplikacja Przepływy pracy będzie dostępna na pasku aplikacji po lewej stronie.

Po utworzeniu folderu przepływu pracy otwórz aplikację przepływu pracy i wybierz utworzony folder.

Dodaj przepływ pracy

W folderze przepływu pracy wybierz działanie „Dodaj przepływ pracy”.

1. Wpisz imię i nazwisko

2. Uzupełnij opis (opcjonalnie)

3. Wybierz rolę koordynatora (każdy przepływ pracy ma koordynatora)

4. Kliknij przycisk OK, aby zapisać przepływ pracy i otworzyć edytor

Tworzenie nowego przepływu pracy

Utwórz przepływ pracy w pięciu krokach:

1. Dodaj działania

   Działania to zadania, które będą wykonywane ręcznie lub automatycznie przez system. Wszystkie zadania automatyczne korzystają z praw dostępu koordynatora do wykonania zadania.

   

   1. Dodaj działanie do siatki
      

      Kliknij ikonę działania, a następnie gdzieś na siatce, aby dodać działanie.
      
      

   2. Wypełnij ustawienia aktywności

      

      Wybierz akcję: (typ czynności)

      Automatyczne czynności, które będą realizowane przy użyciu dostępu koordynatora:

      Ustaw status dokumentu

      Skopiuj dokument do innego folderu

      Przenieś dokument do innego folderu

      Dodaj dokument do folderu segregatora

      Usuń dokument z segregatora

      Awansuj ostatnią wersję do wersji głównej

      Ręczna aktywacja

      Przydziel komuś zadanie

      Użytkownik przypisanej roli otrzyma pytanie i będzie musiał odpowiedzieć, podając kilka propozycji odpowiedzi. (Proponowane odpowiedzi będą nazwami przejść, które opuszczają aktywność)

      Opcje aktywności

      1. Wypełnij pytanie

         Wypełnij pytanie zadania, na przykład: Czy akceptujesz ten dokument?

      2. Wybierz, kto ma zareagować

         Wybierz rolę, która ma wykonać zadanie.

      3. Określ, kto ma wykonać zadanie

         • Aktor poprzedniego działania lub koordynator musi wybrać, kto będzie aktorem tego działania.
         • Pierwsza, która zareaguje. Każdy z roli otrzyma zadanie, ale jak tylko ktoś je wykona, inni nie muszą już tego robić.
         • Wszyscy: każdy z roli otrzyma zadanie i każdy musi je wykonać.

      
      Wybierz przypomnienie i / lub termin (opcjonalnie):

      • Wyślij przypomnienie

        Po wybranym czasie wybrana osoba otrzyma przypomnienie o swoim zadaniu

      • Działaj wewnątrz

        Jeśli wybrana osoba nie zareaguje na czas, przepływ pracy będzie kontynuowany. Możesz wybrać, które przejście zostanie zastosowane w sekcji , przeterminowane przejście.

   3. Dodaj początkowe / synchronizuj równoległe ścieżki (opcjonalnie)

      W przypadku, gdy wiele działań musi się rozpocząć lub połączyć, użyj startu równoległego i zsynchronizuj równoległe ścieżki.
      
      

      Dodaj początkową ścieżkę równoległą

      Jeśli ścieżka przepływu pracy musi się podzielić, musisz dodać początkową ścieżkę równoległą.

      Na przykład

      Jeśli wiele stron

      Dodaj synchronizuj równoległą ścieżkę

      Jeśli chcesz, aby 2 lub więcej ścieżek połączyło się, dodaj ścieżkę synchronizacji. Ścieżka synchronizacji będzie czekać na aktywację wszystkich przejść przychodzących przed kontynuowaniem przepływu pracy.

      Na przykład

      Jeśli zarówno wykonawca, jak i inżynier zatwierdzą dokument, kontynuuj przepływ pracy i ustaw status zatwierdzony.

   4. Przenieś / edytuj swój przepływ pracy (opcjonalnie).

      Przenieś czynności do właściwej pozycji, aby mieć lepszy przegląd przepływu pracy.

      1. Dodaj przejścia
         

         Przejścia to strzałki, które łączą działania i umożliwiają przepływ pracy według wstępnie zdefiniowanej ścieżki.

         Wychodzące przejścia z czynności ręcznych to odpowiedzi, które użytkownik może wybrać podczas wykonywania zadania. Przejście wychodzące może mieć wiele odpowiedzi. W Bricsys 24/7 nazywamy odpowiedzi stanami.
         
         

         Utwórz przejście z jednego działania do drugiego

         • Kliknij czynność, od której transakcja ma się rozpocząć.

         • Kliknij działanie, do którego ma przejść przejście.

         Ustawienia przejścia

         
         
         Każde przejście wymaga co najmniej jednego statusu. System automatycznie utworzy domyślny status „Gotowe”.

         • Dodaj jeden status (tylko dla zadań ręcznych)

           • Jeśli dodajesz status do przejścia, aktor działania musi odpowiedzieć na działanie, zanim przepływ pracy będzie kontynuowany. Status wypełniony w przejściu będzie proponowaną odpowiedzią dla aktora. Gdy aktor wybierze tę proponowaną odpowiedź, przepływ pracy będzie kontynuowany.
           • Na przykład po czynności-zadaniu (zobacz Dodaj czynność> Przydziel komuś zadanie).
             • Aktor dostanie zadanie.
             • Ten aktor może teraz wybrać proponowaną odpowiedź (status, który wpisałeś, na przykład akceptuję).
             • Jeśli aktor wybierze teraz tę proponowaną odpowiedź, przepływ pracy będzie kontynuowany poprzez przejście do następnego działania.

         • Dodaj więcej statusów (tylko dla zadań ręcznych)

           • Jeśli chcesz kilka propozycji odpowiedzi prowadzących do tego samego działania. (Na przykład: zgadzam się, zgadzam się z uwagami).

         Przejście przeterminowane (opcjonalnie)

         • Gdy działanie jest zaległe, zmień stan tego przejścia na: „Zaległe (automatycznie)” jest stanem domyślnym, ale możesz go zmienić na swój własny.
         • Jeśli wybrałeś, że aktor zadania musi działać w określonym czasie, możesz oznaczyć przejście, które ma nastąpić po upływie terminu.
           • Na przykład, jeśli aktor nie zareaguje w ciągu 2 tygodni, przepływ pracy będzie kontynuowany do następnej akcji poprzez to przejście.

         Stany przejściowe muszą być wyjątkowe. Nie może być dwóch przejść wychodzących, które mają ten sam stan. Na przykład Odpowiedź „Zatwierdzono” i inne przejście z tą samą odpowiedzią „Zatwierdzono”. Uniemożliwiłoby to przepływowi pracy wybranie właściwej ścieżki.

         Zapisz przepływ pracy

         Po utworzeniu wszystkich działań i przejść nie zapomnij zapisać przepływu pracy w edytorze przepływu pracy przed zamknięciem edytora.

         Zwalnianie przepływu pracy

         Aby uaktywnić przepływ pracy, należy go najpierw zwolnić.

         Edycja

         Zmień stan w oknie dialogowym edycji przepływu pracy.

         

         Zwolnij akcję

         Użyj akcji Zwolnij przepływ pracy w menu akcji.

         Po zwolnieniu i użyciu przepływu pracy nie można go już zmienić. Jeśli chcesz edytować przepływ pracy, musisz najpierw utworzyć kopię przepływu pracy.

         Dołącz przepływ pracy

         Aby skorzystać z przepływu pracy, musisz go najpierw załączyć. Będziesz potrzebować uprawnień do przeglądania w folderze przepływu pracy, aby móc zobaczyć przepływ pracy i dołączyć go do dokumentu. Istnieją dwa sposoby dołączenia przepływu pracy do dokumentu:

         Ręcznie dołącz przepływ pracy do dokumentu

         Jeśli administrator przyznał Ci dostęp do „dołączania przepływu pracy”, możesz ręcznie dołączyć przepływ pracy do dokumentu.

         1. Wybierz dokument i kliknij dołącz przepływ pracy
         2. Wybierz przepływ pracy, który chcesz dołączyć, kto będzie koordynatorem i nadaj mu nazwę
         3. Dołącz przepływ pracy

         Po dołączeniu przepływu pracy do dokumentu rozpocznie się on automatycznie. Należy pamiętać, że można dołączyć tylko zwolnione przepływy pracy.

         Dołącz przepływ pracy do folderu

         Jeśli chcesz zautomatyzować wszystkie dokumenty w folderze za pomocą przepływu pracy, musisz dołączyć przepływ pracy do folderu. (Zobacz Aplikacja administracyjna> struktura )

         Po dołączeniu przepływu pracy do folderu rozpocznie się on dla każdego przesłanego nowego dokumentu.

         Ponownie przydziel zadanie

         Zdarza się to cały czas, członek projektu zachorował, jest na urlopie lub odszedł z firmy, ale nadal ma przydzielone zadania do wykonania.

         Jako administrator możesz łatwo przypisać zadania użytkownika w Administracja> Użytkownicy. Wybierz użytkownika i czynność „ponownie przypisz zadania” z menu powyżej.

         Wybierz innego użytkownika w projekcie, aby również przenieść zadania. Pamiętaj, że użytkownik musi mieć dokładnie takie same role, jak bieżący użytkownik przypisany do zadań.

         

         Anuluj / usuń przepływ pracy

         Możliwe jest anulowanie lub usunięcie przepływu pracy. Jeśli ją anulujesz, zasadniczo zawiesisz ją i będzie można ją ponownie aktywować w razie potrzeby. Jeśli jednak go usuniesz, zostanie przeniesiony do kosza.

         1. Aby anulować przepływ pracy:
         Jako koordynator lub administrator: potrzebujesz dostępu do dokumentu „przeglądaj”.
         Jako właściciel: potrzebujesz uprawnień do edycji dokumentu.

         W menu rozwijanym dokumentu, do którego dołączony jest przepływ pracy, znajdziesz opcję „Anuluj”.

         Ponieważ anulowanie wiąże się z uprawnieniami do edycji, należy pamiętać, że opcja „anuluj” nie jest związana z dodawaniem uprawnień.

         
         2. Aby usunąć przepływ pracy:
         Do przepływu pracy mogą nie być dołączone żadne instancje i konieczne będzie usunięcie uprawnień do dokumentu, aby móc usunąć przepływ pracy.

         Jeśli masz odpowiednie uprawnienia, możesz usunąć przepływ pracy, klikając opcję „Usuń” w menu rozwijanym przepływu pracy.

Usuń użytkownika

Aby najpierw usunąć użytkownika z przepływu pracy, musisz ponownie przydzielić wszystkie zadania innemu użytkownikowi, który ma co najmniej takie samo członkostwo w roli. Każdy, kto pełni rolę „administratora”, może przekazać wszystkie zadania tego użytkownika innej osobie. Dopiero wtedy będzie można usunąć użytkownika. Po usunięciu koordynatora każdy może zostać koordynatorem, o ile ma takie same prawa dostępu. Do administratora należy wybór nowego koordynatora.