Praca z dokumentami

Struktura aplikacji

Aplikacja Structure jest jedyną aplikacją, która zapewnia dostęp do folderów dokumentów i segregatorów. Foldery segregatorów zawierają zbiór elementów.

Foldery dokumentów są oznaczone szarą ikoną, jeśli folder zawiera dokumenty, będzie ciemnoszary, a jeśli będzie pusty, zostanie wyświetlony w kolorze jasnoszarym.

Otwórzmy folder dokumentów.

Wczytaj

Kliknij przycisk przesyłania w menu akcji, aby przesłać nowy dokument. Okno poprosi o wybranie jednego lub wielu dokumentów, które chcesz przesłać. Możesz przeciągać i upuszczać dokumenty bezpośrednio z komputera lokalnego do okna dialogowego przesyłania lub ręcznie je wybrać.

Po dodaniu dokumentów okno dialogowe pokaże postęp przesyłania z niebieskim paskiem postępu i poprosi o opcjonalny opis i status dokumentu. Jeśli pojawi się więcej pól, oznacza to, że administrator skonfigurował metadane dla tego folderu.

Metadane to świetny sposób na dodanie bardziej szczegółowych informacji do dokumentu w celu łatwego wyszukiwania, filtrowania i grupowania dokumentów.

Jeśli chcesz dodać te same wartości do wszystkich dokumentów, po prostu kliknij ikonę „zastosuj do dokumentów bazowych”, aby ustawić wartości.
Kliknij przycisk przesyłania, aby dodać dokumenty do folderu.
Jeśli chcesz przesłać duży zestaw dokumentów na raz, możesz skorzystać z naszego narzędzia do przesyłania.

Przeglądarka internetowa

Gdy dokument zostanie przesłany, a nasza przeglądarka internetowa obsługuje format dokumentu, Bricsys 24/7 podejmie wiele działań, aby dokument był dostępny online.

Kolumny

Inspektor dokumentów

W prawym górnym rogu tabeli znajduje się kolumna inspektora dokumentów. Zapewnia szybki przegląd niektórych szczegółów dokumentu.

	Czy dokument został dodany do segregatora
	Ile poprawek zostało wprowadzonych
	Ile adnotacji zostało dodanych
	Ile notatek zostało dodanych
	Ile przepływów pracy zostało dołączonych
	Ile razy udostępniono ten dokument
	Ile innych dokumentów jest połączonych z tym dokumentem

Jeśli najedziesz kursorem na pola w inspektorze dokumentów, pojawi się więcej informacji. Jeśli klikniesz tę informację, natychmiast przejdziesz do połączonych informacji.

Selektor kolumn

Jeśli chcesz ukryć kolumny lub pokazać dodatkowe kolumny metadanych w przypadku, gdy folder ma metadane, możesz kliknąć ikonę „...” w prawym górnym rogu i kliknąć kolumny, które chcesz pokazać lub ukryć.

Miniatury

W prawym górnym rogu możesz przejść do widoku miniatur, co daje wizualny przegląd dokumentów w folderze.

Szczegóły dokumentu

Klikając nazwę dokumentu, otwierasz okno dialogowe szczegółów dokumentu. To okno dialogowe zawiera wszystkie informacje o dokumencie.

Zakładki u góry okna dialogowego grupują informacje według kategorii.

Informacje

Zawiera te same informacje, co kolumny w aplikacji do tworzenia dokumentów, a także lokalizacje, w których dokument jest wyświetlany: folder i segregatory oraz czy dokument został udostępniony publicznie.
Kliknij podgląd po prawej stronie, aby wyświetlić dokument w naszej przeglądarce online.

Rewizje

Proces od wersji roboczej do dostarczonego dokumentu jest zapisywany przez poprawki. Każda wersja ma status i opis wskazujący proces.

Ta sekcja zawiera wszystkie wersje dokumentu. Nie ma ograniczenia liczby poprawek. Administrator decyduje o sposobie wyświetlania poprawek:

• 0,1,2,3,4 ...
• 1, 2, 3, 4, 5 ...
• a, b, c, d, e ...
• A, B, C, D, E ...
• -, a, b, c, d ...
• -, A, B, C, D ...

Rewizje mogą mieć wersję główną i pomocniczą. Decyduje o tym administrator projektu. W ten sposób wersja mogłaby być „A.1” zamiast tylko „1”.

Kliknij wersję, aby wyświetlić szczegóły wersji po prawej stronie.

Najedź kursorem na wersję

• Pobierz
• Drukuj do pliku PDF
• Usuń (tylko jeśli masz uprawnienia do usuwania dokumentu, a administrator projektu zezwolił na usuwanie poprawek)

Kliknięcie określonej wersji spowoduje odfiltrowanie komunikacji i załączników na odpowiednich kartach do wybranej wersji.

Communicator

Zobacz całą komunikację dotyczącą tego dokumentu, łatwo filtruj według rodzaju komunikacji i wersji.

Schematy pracy

Wyświetl przepływy pracy, które są aktywne, zakończone lub anulowane. Jeśli przepływ pracy ma aktywne zadania i jesteś przypisany do zadania, możesz odpowiedzieć na zadanie z tego miejsca.

Załączniki

Wyświetl wszystkie elementy powiązane z tym dokumentem oraz elementy, których dokument jest częścią.

Historia

Zapoznaj się z historią tego dokumentu.

Menu czynności

Menu u góry pokaże, jakie czynności możesz wykonać w tym folderze dokumentów. Decyduje o tym administrator projektu.

Niektóre akcje są oparte tylko na zaznaczeniach. Jeśli folder zawiera dokumenty, możesz najechać kursorem na dokument i zobaczyć akcje dostępne w tym dokumencie.

Usunąć

Po usunięciu dokumentu zostanie on umieszczony w koszu. Tylko administrator może uzyskać dostęp do kosza i ostatecznie go usunąć lub przywrócić do oryginalnego folderu dokumentów.

Załącz dokument

Umożliwia ręczne przesłanie nowego dokumentu z lokalnego komputera i dołączenie go bezpośrednio do dokumentu lub połączenie dokumentu z innym dokumentem w projekcie.

W przypadku łączenia z innym dokumentem w projekcie opcje zaawansowane pozwalają wybrać, czy chcesz połączyć określoną wersję z określoną wersją. Domyślnie dokumenty są zawsze połączone z ostatnią wersją każdego dokumentu.

Po połączeniu dokumentu można go zobaczyć w inspektorze dokumentów i w szczegółach dokumentu. Jeśli jest połączony z innym dokumentem, zobaczysz łącze również w innym dokumencie.

Podczas przesyłania plików dwg z poziomu BricsCAD lub AutoCAD za pomocą naszej wtyczki Bricsys 24/7 connect , odnośniki zostaną automatycznie połączone.

Udostępnianie publiczne

Udostępniaj dokumenty osobom, które nie są częścią projektu, tworząc unikalny adres URL i wysyłając go do nich. Każdy, kto ma ten link, może otworzyć dokument w przeglądarce bez konieczności logowania się do projektu.

Narzędzie Transfer

Dzięki narzędziu do przesyłania, dostępnemu dla systemów Windows i Mac, możesz łatwo przesyłać setki dokumentów i folderów do Bricsys 24/7.

Jako administrator jest to również świetne narzędzie do konfigurowania struktury projektu za pomocą kilku kliknięć.