ワークフローの設定

ワークフローは、Bricsys 24/7のプロセスを自動化するための強力な手段です。通常、ドキュメントの承認に使用されます。。

このセクションでは、ワークフローの基本について説明します。例えば、新しいドキュメントのアップロード時に、自動的にワークフローを開始したい場合などに、エディタでワークフローを作成し、リリースして新しいドキュメントまたはフォルダにアタッチします。

以下の手順に従い、プロジェクトでワークフローを作成し、管理します。

1. ワークフローフォルダの追加

2. ワークフローの追加

3. ワークフローの編集

4. ワークフローのリリース

5. ワークフローの添付

6. タスクの再割り当て

7. ワークフローのキャンセル / 削除

8. ユーザーの削除

ワークフローフォルダの追加

プロジェクトにワークフロータイプのフォルダがあり、ワークフローフォルダにアクセスできることを確認してください。これを設定すると、左側のアプリバーでワークフローアプリが利用できるようになります。

ワークフローフォルダを作成したら、ワークフローアプリを開き、作成したフォルダを選択します。

ワークフローの追加

ワークフローフォルダで、「ワークフローを追加」アクションを選択します。

1. 名前を入力します。

2. 説明を入力します（任意）。

3. コーディネータの役割を選択します（すべてのワークフローにコーディネーターが存在します）。

4. [OK] ボタンをクリックしてワークフローを保存し、エディタを開きます。

新規ワークフローの作成

5つのステップでワークフローを作成します：

1. アクティビティを追加

   アクティビティは、システムによって手動または自動で実行されるタスクです。 すべての自動タスクは、コーディネーターのアクセス権を使用してタスクを実行させます。

   

   1. グリッドにアクティビティを追加します
      

      アクティビティを追加するには、アクティビティアイコンをクリックして、グリッド上の任意の箇所をクリックします。
      
      

   2. アクティビティ設定を入力

      

      アクションを選択：（アクティビティの種類）

      コーディネータのアクセス権を使用して実行される自動アクティビティ：

      ドキュメントのステータスを設定します

      別のフォルダにドキュメントをコピーします

      別のフォルダにドキュメントを移動します

      バインダーフォルダにドキュメントを追加します

      バインダーフォルダからドキュメントを削除します

      最後の改訂版をメジャーバージョンへ昇格します

      手動アクティビティ：

      誰かにタスクを割り当てる

      割り当てられた役割のユーザーは、質問を受け取り、提案されている回答から返答する必要があります。 （提案されている回答は、そのアクティビティから次の工程へ進むトランジションの名前です。）

      アクティビティのオプション

      1. 質問を入力

         タスクの質問を入力します。例： この文書を承認しますか？

      2. 対応する必要がある人を選ぶ

         タスクを行う必要がある役割を選択します。

      3. タスクを行う必要がある 実行者を指定

         • コーディネーターまたは前回のアクティビティのアクターは、今回のアクティビティのアクターを選択する必要があります。
         • 最初の一人：役割の全員がタスクを受け取りますが、誰かがタスクを行った時点で他の人はもうそのタスクを行う必要はありません。
         • 全員：役割の全員がタスクを受け取り、全員がそのタスクを行う必要があります。

      
      リマインダーおよび/または期限を選択（オプション）：

      • リマインダーを送信

        選択した時間が経過すると、選択した人にタスクのリマインダーが送付されます。

      • 対応期限

        選択した人が時間内に対応しない場合、ワークフローが続行されます。 トランジション延滞セクションで、次にどのトランジションに進むか選択することができます。

   3. 並行処理経路の開始/同期を追加（オプション）

      複数のアクティビティを開始またはまとめる必要がある場合、並行処理経路の開始と同期を使用します。
      
      

      並行処理経路の開始を追加

      ワークフローの経路を分割しなければならない場合、並行処理経路の開始を追加する必要があります。

      例えば

      複数の当事者が関与する場合

      並行処理経路の同期を追加

      2つの以上の経路をまとめたい場合は、経路の同期を追加します。 経路の同期は、予定されているすべてのトランジションがアクティブになるまで待ってから、ワークフローを続行します。

      例えば

      請負業者とエンジニアの両方がドキュメントを承認した場合、ワークフローを続行し、ステータスを承認に設定します。

   4. ワークフローを移動/編集（オプション）。

      ワークフロー全体をより良く把握できるように、アクティビティを適正な位置に移動します。

      1. トランジションを追加
         

         トランジションは、アクティビティをつなぐ矢印として示され、ワークフローが所定の経路に従い実行されるようにします。

         手動アクティビティから次の工程へ進むトランジションは、ユーザーがタスクを実行する際に選択できる回答です。 次の工程へ進むトランジションは、複数の回答を持つことがあります。 Bricsys 24/7では、回答をステータスと呼びます。
         
         

         別のアクティビティへのトランジションを作成する

         • トランジションを開始する必要があるアクティビティをクリックします。

         • トランジションが次に進むアクティビティをクリックします。

         トランジションの設定

         
         
         すべてのトランジションは、少なくとも一つのステータスを必要とします。 自動的に「完了」がデフォルトのステータスとして作成されます。

         • 1つのステータスを追加（手動タスクのみ）

           • トランジションにステータスを追加する場合、アクティビティの実行者は、ワークフローが続行される前に、アクティビティに応答する必要があります。 トランジションに入力されるステータスが、実行者に提案される回答になります。実行者が提案された回答を選択すると、ワークフローが続行されます。
           • 例えば、タスクとアクティビティを割り当てると（アクティビティを追加 > 誰かにタスクを割り当てる）、
             • 実行者は、タスクを受け取ります。
             • 実行者は、提案されている回答（入力したステータス、例：承認）を選択することができます。
             • 実行者が提案されている回答を選択すると、ワークフローはこのトランジションを経由して次のアクティビティへ進みます。

         • ステータスを追加（手動タスクのみ）

           • 同じアクティビティにつながる複数の回答を提案したい場合。 （例：承認、備考付き承認）

         期限切れトランジション延滞（オプション）

         • アクティビティの期限が過ぎた場合は、このトランジションの状態を変更します。デフォルトの状態は「延滞（自動）」ですが、独自の状態に変更することができます。
         • タスクのアクターが一定時間内に行動しなければならないことを選択した場合、期限が過ぎたら進むべきトランジションをマークすることができます。
           • 例えば、アクターが2週間以内に対応しない場合、ワークフローはこのトランジションを経由して次のアクションに進みます。

         トランジション状態は一意である必要があります。 次のアクションへ進む2つのトランジションが同じステータスを持つことはできません。 例： 回答「承認済み」があり、別のトランジションにも回答「承認済み」がある。 このような場合、ワークフローが正しい経路を選択できなくなります。

         ワークフローの保存

         すべてのアクティビティやトランジションを作成したら、必ずワークフローエディタを閉じる前にワークフローを保存してください。

         ワークフローのリリース

         ワークフローをアクティブにするためには、最初にリリースする必要があります。

         編集

         ワークフロー編集ダイアログボックスでステータスを変更します。

         

         リリース アクション

         アクションメニューで「ワークフローのリリース」を選択します。

         リリースして使用中になったワークフローは、変更することができなくなります。 ワークフローを編集したい場合は、ワークフローのコピーを作成してから編集を行ってください。

         ワークフローの添付

         ワークフローを使用するためには、最初に添付をする必要があります。 ドキュメントにワークフローを添付する方法には2通りあります：

         手動でドキュメントにワークフローを添付する

         「ワークフローのアクセス権を付与する」権限を管理者から許可されている場合、手動でドキュメントにワークフローを添付することができます。

         1. ドキュメントを選択し、ワークフローを添付をクリックします。
         2. 添付するワークフローを選択してコーディネーターを指定し、ワークフローに名前を付けます。
         3. ワークフローを添付します。

         ワークフローがドキュメントに添付されると、自動的に開始されます。 アタッチできるのは、リリース済みのワークフローだけです。

         フォルダにワークフローを添付する

         フォルダ内のすべてのドキュメントをワークフローで自動化したい場合は、ワークフローをフォルダに添付する必要があります。 （管理アプリ > 構造を参照してください）

         ワークフローをフォルダに添付チしておくと、新しいドキュメントがアップロードされるたびにワークフローが開始されます。

         タスクの再割り当て

         実行するよう割り当てられたタスクがまだ完了していない状況で、プロジェクトメンバーが病気になったり、休暇を取ったり、退職したりすることもあります。

         管理者として、管理 > ユーザーで、ユーザーのタスクを簡単に再割り当てすることができます。 ユーザーを選択し、上部のアクションメニューから「タスクの再割り当て」を選択します。

         プロジェクト内の別のユーザーを選択してタスクを転送します。 そのタスクに割り当てられている現在のユーザーとまったく同じ役割のユーザーを選択する必要があります。

         

         ワークフローのキャンセル / 削除

         ワークフローをキャンセルまたは削除することができます。キャンセルした場合は基本的に保留となり、必要に応じて再度有効化することができます。ただし、削除した場合はゴミ箱に移動します。

         1. ワークフローをキャンセルするには：
         コーディネーターまたは管理者として：ドキュメントへの「ビュー」アクセスが必要です。
         所有者として：あなたは ''ドキュメントへの「編集」アクセスが必要です。

         ワークフローが添付されているドキュメントのドロップダウンメニューには、「キャンセル」オプションがあります。

         キャンセルは編集権に関連しているため、「キャンセル」オプションは編集権の追加には関連していませんのでご注意ください。

         
         2. ワークフローを削除するには：
         ワークフローにはインスタンスが添付されていない場合があり、ワークフローを削除するためには、ドキュメントに対する権利を削除する必要があります。 &nsbp;

         適切な権限を持っている場合は、ワークフローのドロップダウンメニューの「削除」を クリックして、ワークフローを削除することができます。

ユーザーの削除

ワークフローからユーザーを削除するには、少なくとも同じ役割を持つメンバーである別のユーザーにすべてのタスクを再割り当てする必要があります。「管理者」の役割にいる誰もが、そのユーザのすべてのタスクを他の誰かに移すことができます。その場合のみ、該当ユーザーを削除することができます。コーディネーターが削除されると、同じアクセス権を持っている限り、誰でもコーディネーターになることができます。新しいコーディネーターを選ぶのは管理者の責任です。