Struttura

Questo è il luogo in cui un amministratore può visualizzare, impostare o modificare la struttura del progetto. La struttura del progetto è il nucleo di ogni progetto ed è composta da cartelle e sottocartelle.

Inoltre, un amministratore può iscrivere gli utenti a determinate cartelle e collegare un flusso di lavoro o un modulo a una cartella in questa sezione dell'App Amministrazione.

Albero del progetto

Un elenco di tutte le cartelle nel progetto in una gerarchia definita dagli amministratori del progetto.

Un utente può visualizzare questa struttura (o parti della struttura, in base ai diritti di accesso) nell'app Struttura.

Ispettore della struttura

L'ispettore della struttura è l'ultima colonna a destra. Ti consente di avere rapidamente una panoramica di chi può visualizzare la cartella, collegare flussi di lavoro e moduli...

Ruoli

Il numero di ruoli che hanno accesso alla cartella. Trascinando il mouse sopra l'icona, verrà mostrata una panoramica con tutti i ruoli che hanno accesso.

Iscrizioni alle cartelle

Indica se gli utenti con accesso sono iscritti a questa cartella dall'amministratore.

Flussi di lavoro

Il numero di flussi di lavoro collegati alla cartella. Trascinando sopra l'icona, vengono visualizzati i flussi di lavoro associati con le relative opzioni. È possibile eliminare il flusso di lavoro o modificare le impostazioni.

Moduli

Indica il numero di moduli collegati alla cartella per utilizzare i metadati per i documenti. Trascinando sopra l'icona, vengono visualizzati i moduli collegati con le relative opzioni. È possibile eliminare il modulo o modificare le impostazioni.

Sincronizzato

Sincronizza i tuoi documenti con le Applicazioni di Terze Parti.

Aggiungi cartella

Per impostare o espandere la struttura del progetto, è necessario aggiungere delle cartelle e delle sottocartelle.

Esistono due modi per aggiungere una nuova cartella:

• Aggiungi cartella dal Menu Azioni in alto. Ciò creerà una nuova cartella principale.

• Aggiungi una nuova cartella, sotto una delle cartelle esistenti. Questo creerà una nuova cartella sotto quella cartella.

Dopo aver selezionato "aggiungi cartella", seguire i passaggi successivi.

1. Tipo di cartella

   Ricorda che ogni tipo di cartella rappresenta un'applicazione nella Barra delle App sulla sinistra.
   
   Cartella documento
   
   Rubrica
   
   Cartella flusso di lavoro
   
   Cartella messaggi

   Facoltativamente, abilita la funzionalità di recupero della posta per importare tutte le email di un indirizzo email nell'App Bricsys 24/7. Viene spesso utilizzato per un indirizzo email utilizzato solo per il progetto, per raccogliere rapidamente messaggi email esterni.

   Cartella del calendario
   
   Cartella Moduli
   
   Cartella link
   
   Cartella Forum
   
   Separatore: usare un separatore per creare uno spazio nella struttura.

   Raccoglitore

   Facoltativamente selezionare solo un documento con uno stato. Il raccoglitore mostrerà solo i documenti con lo stato scelto. I documenti con un altro stato possono essere aggiunti al raccoglitore ma non verranno visualizzati.

   Dopo che lo stato è stato modificato nello stato del raccoglitore selezionato, il documento verrà mostrato nel raccoglitore. È usato per dare a un gruppo di persone solo l'accesso ai documenti con un certo stato.

   Ad esempio: un gruppo di persone può vedere solo le versioni approvate di un documento.

   BIM

2. Inserisci il nome

   Inserisci il nome della cartella che aggiungi.

3. Aggiungi prima

   Seleziona una cartella esistente e la nuova cartella verrà aggiunta prima della cartella selezionata.

   Dopo aver creato la cartella, è possibile trascinare e rilasciare facilmente la cartella in un'altra posizione nelle impostazioni della struttura.

4. Descrizione (facoltativa)

   Aggiungi una descrizione alla tua cartella.

5. Diritti di accesso predefiniti (Facoltativo)

   Scegli i diritti di accesso predefiniti (per tutti i ruoli) oppure se aggiungi una sottocartella puoi scegliere di copiare i diritti di accesso dalla cartella principale.

   Le app nella Barra delle App a sinistra appariranno solo quando hai creato una cartella collegata a un'applicazione e hai accesso a quella cartella.

6. Immagine (Facoltativa)

   Aggiungi un'immagine alla tua cartella. Al momento solo le cartelle BIM mostrano l'immagine nell'app.

Panoramica sottoscrizioni delle cartelle

Gestire le sottoscrizioni delle cartelle del progetto.

Aggiungi un flusso di lavoro

Allegare un flusso di lavoro a una cartella per avviare un flusso di lavoro per ogni nuovo documento e revisione (se specificato). È possibile eseguire questa azione solo su cartelle di documenti e messaggi. Tieni presente che sono visibili solo i flussi di lavoro rilasciati.

1. Trascina il mouse sopra la cartella

2. Seleziona l'azione per aggiungere il flusso di lavoro

3. Seleziona il flusso di lavoro che desideri collegare

4. Scegli un coordinatore per il flusso di lavoro

5. Facoltativamente:

   Avvia un nuovo flusso di lavoro per ogni revisione

   Avvia il flusso di lavoro quando viene caricata una revisione. Ogni volta che una nuova revisione viene aggiunta a un documento, verrà avviato un nuovo flusso di lavoro. Quindi ci sarà un flusso di lavoro per ogni revisione.

   Annulla il flusso di lavoro precedente

   Annulla il flusso di lavoro precedente quando aggiungi una nuova revisione. Se è stata selezionata l'opzione "Avvia flusso di lavoro quando viene caricata una revisione", è possibile annullare il flusso di lavoro della revisione precedente quando viene caricata una nuova revisione.

   Applica il flusso di lavoro a tutte le sottocartelle.

6. Il flusso di lavoro si avvierà automaticamente

   Il flusso di lavoro si avvierà automaticamente quando qualcuno carica un documento nella cartella selezionata.

Aggiungi un modulo

Allegare un modulo a una cartella e utilizzare il modulo come metadati. È possibile eseguire questa azione solo sulle cartelle dei documenti. (Vedi l'App Moduli)

1. Trascina il mouse sopra la cartella

2. Seleziona l'azione aggiungi modulo

3. Seleziona il modulo che desideri collegare

   In precedenza era possibile collegare solo moduli contenenti un campo documento. In questo campo del documento è quindi possibile scegliere se i metadati sono stati archiviati a livello di documento oppure a livello di revisione. Questo non è più il caso.

   

   È ora possibile allegare tutti i moduli a una cartella e nel caso in cui sia presente un campo documento / revisione nel modulo, verrà scelto il livello in cui sono memorizzati i metadati, in base al campo del documento.
   Se non ci sono più (o ci sono più) campi documento nel modulo, è possibile scegliere con questa nuova opzione a quale livello verranno archiviati i metadati. Non dovrebbero esserci modifiche ai collegamenti esistenti tra moduli e cartelle e la lettura dei dati rimarrà come la stessa.
   Tuttavia, se ora si sposta un documento in una cartella senza modulo allegato, sarà comunque possibile visualizzare i metadati.

   

È importante sapere che solo i moduli con un campo documento sono selezionabili come metadati.

1. Facoltativamente:

   Rinomina i documenti caricati in base al contenuto dei campi

   Rinomina i documenti caricati in base al contenuto dei campi e genera automaticamente un nome. Seleziona il separatore che collegherà il contenuto dei campi: _ /, / - /. / Spazio.

   Per esempio

   Quando un utente carica un documento e compila un modulo:

   • Tipo di documento (fattura, piano, altro): piano

   • Disciplina (Decorazione, Elettrico, mobili, HVAC, idraulica, Sicurezza, Strutturale): Elettrico

   • Piano (-1,…, 4): 3

   Il documento verrà rinominato in Plan_Electrical_3 dopo il caricamento.

   • Usa valori predefiniti

   Inserisci valori predefiniti.

   • Applica questi metadati (modulo) a tutte le sottocartelle di questa cartella.

2. Salvare

3. Il modulo verrà utilizzato come metadati

Ogni volta che un documento viene aggiunto alla cartella, puoi (o devi) compilare i campi del modulo.