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Se non conosci i documenti, ti consigliamo di dare prima un'occhiata alla nostra introduzione "Lavorare con i documenti".
App Struttura
Le cartelle di documenti possono essere visualizzate solo dall'App Struttura.
L'App Contenuto di una cartella documenti mostra i dettagli di base dei documenti.
Ordinamento
Ad eccezione degli elementi nella finestra di ispezione del documento e l'icona del documento, è possibile ordinare i documenti cliccando sull'intestazione.
Per impostazione predefinita, i documenti vengono ordinati in base alla data di aggiunta, per cui i documenti più recenti vengono visualizzati in cima.
Casella di controllo
Clicca su una o più caselle di controllo per selezionare i documenti. Una volta selezionata, alcune azioni nel menu azioni potrebbero diventare disponibili, a seconda dell'accesso che hai.
Icona del documento
Clicca sull'icona del documento per aprire il documento nel nostro visualizzatore online. Trascinando il mouse sopra l'icona del documento, verrà mostrata un'anteprima del documento.
Nome del documento
Clicca sul nome del documento per aprire i dettagli del documento.
Stato del documento
Per impostazione predefinita, Bricsys 24/7 fornisce più stati del documento. L'amministratore del progetto definisce questi stati secondo gli standard del progetto.
Si noti che ogni revisione ha il proprio stato.
Ispettore documento
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Il documento è stato aggiunto a un raccoglitore |
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Quante revisioni sono state fatte |
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Quante annotazioni sono state aggiunte |
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Quante note sono state aggiunte |
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Quanti flussi di lavoro sono stati allegati |
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Quante volte è stato condiviso questo documento |
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Quanti altri documenti sono collegati a questo documento |
Trascinando il mouse sopra i campi nella finestra di ispezione del documento, verranno visualizzate ulteriori informazioni. Se si clicca su una voce, le informazioni si apriranno in una nuova finestra di dialogo.
A volte c'è una linea colorata sotto il numero di flussi di lavoro:
- verde significa che il flusso di lavoro è terminato
- rosso indica che ti è stata assegnata un'attività
- nessuna linea indica che il flusso di lavoro è occupato ma non si è assegnati a un'attività
Selettore di colonne
Alla fine delle intestazioni della tabella c'è un'icona "..." che puoi usare per mostrare o nascondere determinate colonne. Quando si lavora con i metadati, anche qui vengono visualizzate le colonne dei metadati extra.
Scarica
Esistono due modi per scaricare un documento:
Scarica
Scarica il documento sul tuo computer locale.
Scarica e blocca
Scarica il documento sul computer locale e bloccalo per impedire che venga modificato e spostato da altri utenti.
Non utilizzare questa funzione se si desidera scaricare solo il documento.
Carica
Clicca o trascina e rilascia per caricare un documento.
- Inserisci lo stato del tuo documento
- Aggiungi facoltativamente una descrizione
Se si stanno caricando più file con lo stesso stato, è possibile cliccare su questa icona per compilare tutti gli stati dei documenti sottostanti.
Nel caso in cui la cartella contenga metadati, nella finestra di caricamento verranno visualizzati più campi da compilare.
Si noti che quando si carica un documento già esistente nella cartella, verrà caricato come una revisione di quel documento.
Carica revisione
Puoi aggiungere una revisione usando questa azione. Seleziona il file che desideri aggiungere come revisione, cliccandolo o trascinandolo nell'area di caricamento.
Facoltativamente:
- Cambia il nome del documento originale in: ... (solo se puoi modificare il documento)
- Sostituisci l'ultima revisione (sovrascrivi l'ultima revisione, solo per gli amministratori quando l'opzione è impostata)
Edita
Clicca sull'azione Modifica per modificare più aspetti di un documento:
- Nome (solo quando i metadati non vengono utilizzati per generare il nome)
- Descrizione
- Stato del documento
- Metadati (se hai accesso)
È possibile modificare più stati del documento contemporaneamente selezionando il documento prima di cliccare sull'azione di modifica.
Copia
Copia il documento in un'altra cartella. Solo le cartelle in cui è possibile aggiungere un nuovo documento saranno disponibili nella finestra di dialogo copia documento.
Sposta
Sposta il documento in un'altra cartella. Questa opzione è disponibile solo se si ha il diritto di eliminare il documento. Nella finestra di dialogo sposta documento saranno disponibili solo le cartelle a cui è possibile aggiungere un nuovo documento.
Aggiungi al raccoglitore
Puoi aggiungere un documento a una cartella del raccoglitore.
Facoltativamente, puoi selezionare una revisione specifica per aggiungerla nel raccoglitore. Se non selezioni una revisione, vedrai sempre l'ultima versione nel raccoglitore.
Stampa su PDF
Stampa il documento o le informazioni sul documento in un file PDF. Specifica il contenuto del tuo file PDF:
- Dettagli del documento
- Contenuto del documento
- Raccoglitori
- Revisioni
- Note
- Notifiche
- Link
- Condivisioni
- Flussi di lavoro
- Annotazioni
Elimina
Quando si elimina un documento, questo verrà archiviato nel cestino. Solo l'amministratore può accedere al cestino ed eliminarlo definitivamente o ripristinarlo nella cartella documenti originale.
Non è possibile eliminare un documento e caricare un documento con lo stesso nome perché il documento eliminato è archiviato nel cestino.
Allega documento
Ti dà l'opportunità di caricare manualmente un nuovo documento dal tuo computer locale e allegarlo direttamente al documento o collegare il documento a un altro documento nel tuo progetto.
Quando si collega a un altro documento nel progetto, le opzioni avanzate consentono di scegliere se si desidera collegare una revisione specifica ad una specifica revisione. Per impostazione predefinita, i documenti sono sempre collegati all'ultima versione di ciascun documento.
Una volta collegato il documento, è possibile visualizzarlo nella finestra di ispezione dei documenti e nei dettagli del documento. Se è collegato a un altro documento, vedrai anche il collegamento nell'altro documento.
Quando si caricano file DWG da BricsCAD o AutoCAD con il nostro plug-in di connessione Bricsys 24/7, gli xrif verranno collegati automaticamente.
Condivisione pubblica
Condividi i documenti con persone che non fanno parte del progetto creando un URL univoco e invialo a loro. Chiunque abbia questo link può aprire il documento nel visualizzatore senza dover accedere al progetto.
Puoi sempre disattivare la condivisione attivando il dispositivo di scorrimento della condivisione pubblica in alto a destra. Dopo aver disattivato la condivisione, il collegamento URL non funzionerà più.
Attenzione: se ricondividi facendo la stessa azione, verrà generato un altro URL, diverso dal vecchio URL che hai generato la prima volta.
QR Code
Con questa azione è possibile generare un QR Code per visualizzare il documento. Il QR Code si collegherà automaticamente alla vista corretta:
- Dettagli del documento
- Visualizzazione del documento nel visualizzatore online
- Download del documento
L'utente dovrà accedere al progetto e l'accesso verrà verificato.
Notifica cartella
Invia una notifica sulla cartella con un commento e seleziona gli utenti Bricsys 24/7 con accesso alla cartella.
Questa notifica riguarda la cartella, non un documento. Se si desidera inviare una notifica relativa a un documento, selezionare Invia notifica anziché Invia notifica cartella.
Dettagli del Documento
Se clicchi sul nome del documento, verrà visualizzata una finestra con un'anteprima e informazioni più dettagliate sul documento.
Le schede nella parte superiore della finestra di dialogo raggruppano le informazioni per categoria.
Info
Anteprima
Se clicchi su questa anteprima, verrà visualizzato il popup (Vedere Visualizzatore Documenti).
Se il visualizzatore non si apre, controllare il blocco della finestra nel browser.
Dettagli del Documento
- Nome e descrizione del documento
- Caricato da
- Data e ora del caricamento
- Stato e dimensioni del documento
- Metadati (nel caso in cui il documento abbia metadati)
Posizione
Qual è la posizione del documento nel progetto e a quali raccoglitori questo documento è stato aggiunto (Vedi Raccoglitore).
Condivisione delle informazioni
Ti mostra a chi e da chi il documento è stato condiviso pubblicamente.
Revisioni
Ti dà una panoramica di tutte le revisioni di un documento. Clicca su una revisione per aprire i dettagli della revisione nel riquadro a destra.
Trascina il mouse sopra una revisione per
- Scarica
- Stampa in PDF
- Elimina (solo se si dispone dell'accesso all'eliminazione sul documento e l'amministratore del progetto ha autorizzato l'eliminazione delle revisioni)
Cliccando su una revisione specifica, la comunicazione e gli allegati verranno filtrati nelle schede corrispondenti alla revisione selezionata.
Comunicazione
Il pannello delle comunicazioni offre una semplice panoramica di tutte le comunicazioni relative al documento. È possibile filtrare facilmente il tipo di comunicazione e la revisione a cui corrisponde la comunicazione.
Tipi di comunicazioni:
- Annotazioni
- Applica sempre una revisione specifica di un documento. Poiché l'annotazione viene effettuata nel visualizzatore di documenti online.
- Notifiche
- Applica sempre al documento, indipendentemente dalla revisione che stai visualizzando
- Note
- Applica sempre al documento, indipendentemente dalla revisione che stai visualizzando
- Messaggi del flusso di lavoro
- Quando un utente esegue un'attività e aggiunge commenti, questi vengono archiviati come messaggi del flusso di lavoro
Flussi di lavoro
Il pannello dei flussi di lavoro mostra prima tutti i flussi di lavoro attivi. Tramite il menu a discesa è inoltre possibile visualizzare i flussi di lavoro completati e annullati allegati a questo documento.
I flussi di lavoro attivi mostrano le attività attive, se si dispone di un'attività attiva, il pulsante di risposta invita a eseguire l'attività.
I flussi di lavoro terminati e annullati mostrano l'intera cronologia dei flussi di lavoro.
Allegati
Il pannello degli allegati è suddiviso in:
- Lato sinistro: documenti e moduli che fanno parte di questo documento
- Esempio: un file tecnico che appartiene a un disegno
- Lato destro: documenta che questo documento fa parte di
- Esempio: questo disegno (xrif) fa parte di un disegno principale