Structure

C'est l'endroit où l'administrateur peut afficher, configurer ou modifier la structure du projet. La structure du projet est au cœur de chaque projet et se compose de dossiers et de sous-dossiers.

De plus, un administrateur peut abonner les utilisateurs à certains dossiers et joindre un flux de travail ou un formulaire à un dossier dans cette partie de l'application « Administration » .

Arborescence du projet

Une liste de tous les dossiers du projet dans une hiérarchie définie par les administrateurs du projet.

Un utilisateur peut voir cette structure (ou des parties de la structure, selon les droits d'accès) dans l'application « Structure ».

Inspecteur de structure

L'inspecteur de structure est la dernière colonne à droite. Il vous permet d'avoir rapidement un aperçu de qui peut voir le dossier, les suivis joints et les formulaires ...

  Rôles

Le nombre de rôles qui ont accès au dossier. Lorsque vous passez le curseur sur l'icône, un aperçu de tous les rôles ayant accès s'affichera.

  Abonnements aux dossiers

Indique si les utilisateurs autorisés sont abonnés à ce dossier par l'administrateur.

  Workflows

Nombre de workflows attachés au dossier. Lorsque vous passez le curseur sur l'icône, les suivis associés avec leurs options s'afficheront. Vous pouvez supprimer le suivi ou modifier les paramètres.

  Formulaires

Indique le nombre de formulaires attachés au dossier afin d'utiliser les métadonnées pour les documents. Lorsque vous passez le curseur sur l'icône, les formulaires joints avec leurs options seront affichés. Vous pouvez supprimer le formulaire ou modifier les paramètres.

  synchronisé

Synchronisez vos documents avec des applications tierces.

  Ajouter un dossier

Pour configurer ou étendre la structure de votre projet, vous devez ajouter des dossiers et des sous-dossiers.

Il existe deux façons d'ajouter un nouveau dossier:

• Ajouter un dossier à partir du menu d'action en haut. Cela va créer un nouveau dossier racine.

• Ajoutez un nouveau dossier, sous l'un des dossiers existants. Cela va créer un nouveau dossier sous ce dossier.

Après avoir sélectionné "ajouter un dossier", suivez les étapes suivantes.

1. Type de dossier

   N'oubliez pas que chaque type de dossier représente une application dans la barre d'application à gauche.
   
   document
   dossier
   Adresse dossier livre
   
   
   workflow dossier dossier Messages
   

   Activez éventuellement la fonction de récupération de courrier pour importer tous les e-mails d'une adresse e-mail dans l'application Bricsys 24/7. Ceci est souvent utilisé pour une adresse e-mail qui n'est utilisée que pour le projet, pour recueillir rapidement des e-mails externes.

   
   Calendrier dossier
   Forms
   dossier
   
   Lien dossier
   
   
   Forum dossier séparateur: Utiliser un séparateur pour créer un espace dans la structure.

   Binder

   Facultativement, sélectionnez uniquement le document avec un statut. Le classeur n'affichera que les documents avec le statut de votre choix. Les documents avec un autre statut peuvent être ajoutés au classeur mais ils ne seront pas affichés.

   Une fois que le statut est modifié en statut de classeur sélectionné, le document s'affiche dans le classeur. Il est utilisé pour donner à un groupe de personnes uniquement accès aux documents qui ont un certain statut.

   Par exemple: Un groupe de personnes uniquement ne peut voir que les versions approuvées d'un document.

   BIM

2. Remplissez le nom

   Remplissez le nom du dossier que vous ajoutez.

3. Ajoutez avant

   Sélectionnez un dossier existant et le nouveau dossier sera ajouté avant le dossier sélectionné.

   Après avoir créé le dossier, vous pouvez facilement faire glisser et déposer le dossier à un autre endroit dans les paramètres de structure.

4. Description (facultatif)

   Ajoutez une description à votre dossier.

5. Droits d'accès par défaut

   Choisissez les droits d'accès par défaut à la fois (pour tous les rôles) ou si vous ajoutez un sous-dossier, vous pouvez choisir de copier les droits d'accès depuis le dossier parent.

   Les applications de la barre d'applications à gauche n'apparaissent que lorsque vous avez créé un dossier lié à une application et lorsque vous avez accès à ce dossier.

6. Image (facultatif)

   Ajoutez une description à votre dossier. Pour le moment, seuls les dossiers BIM affichent l'image dans l'application.

  Présentation de l'abonnement aux dossiers

Gérez les abonnements aux dossiers du projet.

  Ajouter un workflow

Joindre un flux de travail à un dossier pour démarrer un flux de travail pour chaque nouveau document et révision (si spécifié). Vous ne pouvez exécuter cette action que sur les dossiers de documents et de messages. N'oubliez pas que seuls les workflows publiés sont visibles.

1. Passez le curseur sur le dossier

2. Sélectionnez l'action à ajouter au suivi

3. Sélectionnez le suivi que vous souhaitez joindre

4. Choisissez un coordinateur pour le workflow

5. Facultatif

   Lancer un nouveau suivi pour chaque révision

   Lancer le workflow lorsqu'une révision est téléchargée. Chaque fois qu'une nouvelle révision est ajoutée à un document, un nouveau workflow démarre. Il y aura donc un workflow pour chaque révision.

   Annuler le suivi précédent

   Annulez le suivi précédent lorsque vous avez ajouté une nouvelle révision. Si vous avez sélectionné l'option « démarrer le suivi lorsqu'une révision est téléchargée », vous pouvez annuler le suivi de la révision précédente lorsqu'une nouvelle révision est téléchargée.

   Appliquez le flux de travail à tous les sous-dossiers.

6. Le workflow démarre automatiquement

   Le workflow démarre automatiquement lorsque quelqu'un télécharge un document dans le dossier sélectionné.

  Ajouter un formulaire

Joignez un formulaire à un dossier et utilisez le formulaire comme métadonnées. Vous ne pouvez exécuter cette action que sur les dossiers de documents. (Voir Form App)

1. Passez le curseur sur le dossier

2. Sélectionnez le formulaire d'ajout d'action 

3. Sélectionnez le suivi que vous souhaitez joindre

    Auparavant, vous ne pouviez joindre que des formulaires contenant un champ de document. Dans ce champ de document, vous pouvez ensuite choisir si les métadonnées ont été stockées au niveau du document ou au niveau de la révision. Ce n'est plus le cas.  

   

   Il est maintenant possible de joindre tous les formulaires à un dossier et dans le cas où il y a un champ de document / révision dans le formulaire, le niveau auquel les métadonnées sont stockées sera choisi, en fonction du champ du document.
   S'il n'y a plus (ou plus) de champs de document dans le formulaire, vous pouvez choisir avec cette nouvelle option à quel niveau les métadonnées seront stockées. Il ne devrait y avoir aucun changement aux liens existants entre les formulaires et les dossiers et la lecture des données restera comme elle était.
   Cependant, si vous déplacez maintenant un document vers un dossier sans formulaire attaché, vous pourrez toujours voir les métadonnées.

     

 Il est important de savoir que seuls les formulaires avec un champ de document peuvent être sélectionnés comme métadonnées.  

1. Facultatif

   Renommer les documents téléchargés en fonction du contenu des champs

   Renommez les documents téléchargés en fonction du contenu des champs et générez automatiquement un nom. Sélectionnez le séparateur qui connectera le contenu des champs: _ /, / - /. / Espace.

   Par exemple

   Lorsqu'un utilisateur télécharge un document et remplit un formulaire:

   • Type de document (facture, plan, autre): plan

   • Discipline (décoration, électricité, mobilier, CVC, plomberie, sécurité, structure): électrique

   • Étage (-1,…, 4): 3

   Le document sera renommé Plan_Electrical_3après le téléchargement.

   • Utilisez des valeurs par défaut

   Remplissez des valeurs prédéfinies.

   • Appliquez ces métadonnées (formulaire) à tous les sous-dossiers de ce dossier.

2. Sauvegardez

3. Le formulaire sera utilisé comme métadonnées

Chaque fois qu'un document est ajouté au dossier, vous pouvez (ou devez) remplir les champs du formulaire.