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Les formulaires sont un excellent outil d'enregistrement de toutes sortes de données sur Bricsys 24/7. L'un des cas d'utilisation les plus courants est celui des métadonnées, des informations supplémentaires sur un document afin de regrouper facilement des documents et de rechercher ces données tout au long du projet.
Suivez ces étapes afin de bien réussir la création et gestion des suivis dans votre projet.
Une fois les metadonnées créées vous pouvez charger un document contenant les metadonnées, en utilisant le filtre dans l'application « Documents » soit la recherche avancééafin de trouver les documents contenant les metadonnées sur l'ensemble du projet.
Dossier de formulaire
Assurez-vous que votre projet contient un dossier de type « formulaire » et que vous avez accès au dossier de formulaires. Une fois que cela est configuré, l'application « Formulaires » sera disponible dans la barre d'applications à gauche.
Créer un formulaire
Dans le dossier du formulaire, cliquez sur l'action "Ajouter un formulaire" pour ouvrir l'éditeur de formulaire. Modifiez le nom du formulaire dans le coin en haut à gauche en cliquant sur le nom.
Sur le panneau de gauche, plusieurs types de champs de formulaire sont affichés. Le coin supérieur droit vous permet de basculer la façon dont les utilisateurs tabulent d'un champ à l'autre.
Champs de formulaire
Les champs du formulaire sont les éléments qui contiennent des données. Sélectionnez simplement le champ de formulaire souhaité et déposez-le sur le côté droit. Le formulaire lui-même comporte deux panneaux. Vous pouvez déposer les champs du formulaire de chaque côté.
Une fois qu'un champ de formulaire est supprimé, les paramètres du champ peuvent être ajustés. Chaque champ a ses propres paramètres. Cliquez sur l'icône de clé pour rouvrir les paramètres du champ de formulaire.
Champ de choix
Un champ de choix est une liste déroulante qui affiche les options parmi lesquelles un utilisateur peut choisir. Vous pouvez ajouter des choix vous-même manuellement. Chaque choix se compose d'un nom et d'une description. Le nom est obligatoire et sera utilisé si vous utilisez des métadonnées pour définir le nom du document.
Au lieu d'ajouter manuellement les options, vous pouvez cliquer sur « utiliser le formulaire existant comme options ». En cliquant sur le lien, une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra et vous demandera quel formulaire vous souhaitez utiliser et quels champs vous souhaitez afficher dans la liste déroulante.
Champ de compteur unique
Ce champ permet d'ajouter un compteur à la fin du nom de votre document, si vous souhaitez renommer les documents en fonction de la saisie des métadonnées.
Il recherchera les quantités de lignes qui contiennent déjà les mêmes données. Si aucune ligne n'a les mêmes données, le nombre sera 1. S'il existe déjà 2 lignes avec les mêmes données, le nombre sera 3.
Vous pouvez choisir le nombre de chiffres à utiliser: de 1 à 10 maximum. La sélection de 4 chiffres transformera le numéro "1" en "0001". Un nom de document peut être: PL_HVAC_0001.dwg
Champ de document
Si vous souhaitez travailler avec des métadonnées, assurez-vous d'ajouter un champ de document au formulaire. Si vous souhaitez avoir des métadonnées différentes pour chaque révision d'un document, cochez la case «Lier à une révision».
Accès au formulaire
En tant qu'administrateur, vous pouvez définir l'accès au formulaire en cliquant d'abord sur « Administration » et ensuite « Administration des tables » . Tout comme l'accès au dossier, vous pouvez définir l'accès par rôle et par formulaire.
Il n'y a que tous les accès dans les formulaires. Ouvrez le formulaire pour afficher les champs du formulaire et définir un accès individuel sur les champs.
Maintenant, l'accès au formulaire peut être un peu délicat au début, jetez un œil à l'entrée Administration de la table pour mieux comprendre.
Donner l'accès
Lorsqu'un rôle a l'accès supplémentaire et que le formulaire est utilisé comme métadonnées, les champs du formulaire avec accès supplémentaire seront affichés dans la boîte de dialogue de téléchargement.
Modifier l'accès
Lorsqu'un rôle dispose des droits de modification et que le formulaire est utilisé comme métadonnées, les champs du formulaire avec les droits de modification seront modifiables si l'utilisateur a le droit de modifier le document.
Joindre le formulaire
Une fois le formulaire enregistré, vous pouvez le joindre à un document ou à un dossier. Si vous souhaitez travailler avec des métadonnées, l'administrateur du projet doit joindre le formulaire à un dossier dans Administration> Structure.
Renommer les documents téléchargés
Vous pouvez renommer des documents en fonction des données renseignées dans le formulaire. Ceci est idéal pour tous ceux qui cherchent à avoir un nom structuré pour leurs documents. Renommer vous permet également de ajouter des réservations.
L'administrateur peut également définir des métadonnées par défaut par dossier afin qu'un utilisateur n'ait pas à sélectionner toutes les valeurs chaque fois qu'un nouveau document est téléchargé.
Les valeurs par défaut
Vous pouvez prédéfinir des valeurs de métadonnées par dossier. Cela vous permet de définir des valeurs pour qu'un utilisateur n'ait pas à le sélectionner à nouveau et n'a qu'à remplir les métadonnées nécessaires.
Réservations
Il n'est pas rare que les gestionnaires de documents disposent déjà d'une liste complète de documents à produire pour le projet. Avec les réservations, vous pouvez ajouter des documents vides qui sont un espace réservé pour le vrai document.
Afin de pouvoir travailler avec des réservations, le formulaire ci-joint doit avoir l'option "Renommer les documents téléchargés en fonction du contenu du champ" coché.
Ouvrez le dossier de documents et sélectionnez l'action « Ajouter une réservation » dans le menu. Vous pouvez ajouter jusqu'à 50 réservations à la fois. Dans l'exemple ci-dessous, nous ajoutons 3 réservations:
Il en résulte 3 réservations:
Le document réel peut être ajouté en tant que révision qui remplacera l'espace réservé. Le nom de la réservation sera mis à jour de « Réservation - PL_HVAC_B_3_0001 » à « PL_HVAC_B_3_0001 » après avoir ajouté le document.
De cette façon, vous pouvez facilement suivre les documents manquants.
Recherche Avancée
Lorsque vous utilisez des métadonnées dans votre projet, vous pouvez facilement rechercher ces métadonnées. Accédez à la recherche avancée en entrant le champ de recherche dans le coin en haut à droite et en cliquant sur le bouton « Recherche avancée » .
Cliquez sur le bouton radio « métadonnées » pour rechercher des métadonnées, choisissez le formulaire et ajoutez vos critères. Dans cet exemple, nous recherchons tous les plans CVC au troisième étage du bâtiment B.
Bricsys 24/7 recherchera dans l'ensemble du projet les documents correspondant à vos critères et retournera ceux auxquels vous avez accès.
Filtre
Dans l'application de document, vous pouvez filtrer les métadonnées à l'aide de "&" et "|". L'exemple suivant retourne tous les documents qui correspondent aux critères "PLA", "HVAC", "B", "3".
Utilisez le bouton "..." en haut à droite du tableau des documents pour basculer entre les colonnes de métadonnées de l'application « Documents ».