Documents

Si vous n'êtes pas familier avec les documents, nous vous conseillons d'abord de consulter notre introduction « Gestion des documents » (Working with documents).

 

Application Structure

Les dossiers de documents ne peuvent être consultés que dans l'application Structure.

Le contenu de l'application d'un dossier de documents vous donnera une vue détaillée des documents.

Tri

 À l'exception des éléments de l'inspecteur de document et de l'icône du document, vous pouvez trier les documents en cliquant sur l'en-tête.

Par défaut, les documents sont triés en fonction de la date où ils ont été ajoutés, les documents les plus récents s'affichent en haut.

Case à cocher

Cliquez sur une ou plusieurs cases à cocher pour sélectionner des documents. Une fois coché, certaines actions du menu Actions peuvent devenir disponibles, en fonction de l'accès que vous avez.

Icône du document

Cliquez sur l'icône du document pour ouvrir le document sur notre lecteur en ligne. Si vous passez le curseur de la souris sur l’icône du document, un aperçu du document s’affichera.

Nom du document

Cliquez sur le nom du document pour voir les détails.

 

Statut du document

Par défaut, Bricsys 24/7 fournit plusieurs statuts de document. L'administrateur du projet définit ces statuts en fonction des normes du projet.

Notez que chaque révision a son propre statut.

 

Outil d'inspection de document

	Le document est-il ajouté à un classeur?
	Combien de révisions ont été faites?
	Combien d'annotations ont été ajoutées?
	Combien de notes ont été ajoutées?
	Combien de workflows ont été attachés?
	Combien de fois ce document a-t-il été partagé?
	Combien d'autres documents sont liés à ce document?

Si vous déplacez le curseur sur les champs de l'outil d'inspection de document, des informations supplémentaires vont apparaître. Si vous cliquez sur une entrée, les informations s'ouvriront dans une nouvelle boîte de dialogue.

 

Sélecteur de colonne

À la fin des en-têtes de tableau, vous trouverez une icône "..." que vous pourrez utiliser pour afficher ou masquer certaines colonnes. Lorsque vous travaillez avec des métadonnées, les colonnes de métadonnées supplémentaires s'y afficheront aussi.

 

Téléchargement

Il y a deux façons de télécharger un document:

 

 Télécharger

Téléchargez le document sur votre ordinateur local.

 Télécharger et vérouillez

Téléchargez le document sur votre ordinateur local et verrouillez-le pour éviter qu'il ne soit pas édité ou déplacé par d'autres utilisateurs.

N'utilisez pas cette fonctionnalité si vous souhaitez uniquement télécharger le document.

 Déposez vos fichiers

Cliquez ou glissez et déposez pour télécharger un document:

1. Indiquez quel est le statut de votre document
2. Ajouter une description (option)

Si vous téléchargez plusieurs fichiers avec le même statut, vous pouvez cliquer sur cette icône pour renseigner tous les statuts des documents situés en dessous.

Si le dossier contient des métadonnées, d'autres champs vont apparaître dans la boîte de dialogue de téléchargement que vous devriez remplir.

 Télécharger une révision

Vous pouvez ajouter une révision à l'aide de cette action. Sélectionnez le fichier que vous souhaitez ajouter en tant que révision, soit en cliquant dessus, soit en le faisant glisser, puis déposez-le dans la zone de téléchargement.

Possible options:

• Remplacez le nom du document d'origine par: ... (uniquement si vous pouvez modifier le document)
• Remplacez la dernière révision (écrasez la dernière révision, disponible uniquement pour les administrateurs lorsque l'option est définie)

 

 Modifier

Cliquez sur l'action « modifier » pour pourvoir changer plusieurs aspects d'un document:

• Nom (uniquement lorsque les métadonnées ne sont pas utilisées pour générer le nom)
• Description
• Statut du document
• Métadonnées (si vous y avez accès)

Vous pouvez modifier plusieurs statuts de document à la fois en sélectionnant d'abord le document avant de cliquer sur le bouton « modifier ».

 

 Copier

Copiez le document dans un autre dossier. Seuls les dossiers auxquels vous pouvez ajouter un nouveau document seront disponibles dans la boîte de dialogue « Copier le document ».

 

 Déplacer

Déplacez le document dans un autre dossier. Cette option est disponible uniquement si vous avez le droit de supprimer le document. Seuls les dossiers auxquels vous pouvez ajouter un nouveau document seront disponibles dans la boîte de dialogue de déplacement de document.

 

 Ajouter au classeur

Vous pouvez ajouter un document à un dossier de classeur.

Vous pouvez éventuellement sélectionner une révision spécifique pour l'ajouter dans le classeur. Si vous ne sélectionnez pas de révision, vous allez voir toujours dans le classeur la dernière version du document.

 

 Imprimer en PDF

Imprimez le document ou les informations sur le document dans un fichier PDF. Spécifiez le contenu de votre fichier PDF:

• Détails du document
• Contenu du document
• Classeurs
• Révisions
• Notes
• Notifications
• Liens
• Partages
• Workflows
• Annotations

 

 Supprimer

Lorsque vous supprimez un document, il sera stocké dans la corbeille. Seul l'administrateur peut accéder à la corbeille et le supprimer définitivement ou le sauvegarder dans le dossier du document d'origine.

Vous ne pouvez pas supprimer  et  ensuite télécharger un document portant le même nom car le document supprimé est stocké dans la corbeille.

 

  Joindre un document

Vous permet de télécharger manuellement un nouveau document depuis votre ordinateur local et de le joindre directement au document ou de le lier à un autre document de votre projet.

Lors de la liaison à un autre document du projet, les options avancées vous permettront de choisir si vous souhaitez lier une révision spécifique à une autre révision spécifique. Par défaut, les documents sont toujours liés à la dernière version de chaque document.

 

Une fois que le document est lié, vous pourrez le voir dans l'outil d'inspection de document (document inspector) et dans les détails du document. S'il est lié à un autre document, vous allez voir le lien aussi dans l'autre document.

Lors du téléchargement de fichiers dwg depuis BricsCAD ou AutoCAD avec notre plug-in de connexion Bricsys 24/7, les xréfs seront automatiquement liées pour vous.

 

 Partage public

Partagez des documents avec des personnes qui ne font pas partie du projet en créant une URL unique et en leur l'envoyant. Tout le monde avec ce lien pourra ouvrir le document dans le lecteur sans avoir besoin de se connecter au projet.

 

  Code QR 

Grâce à cette option, vous pouvez générer un code QR pour voir un document. Le code QR sera automatiquement lié à une des options suivantes :

• Voir les détails du document
• Consulter le document sur le lecteur en ligne
• Télécharger le document

Lorsque l'utilisateur se connecte au projet, l'accès sera vérifié.

 

Notification de dossier

 

Détails du document

Si vous cliquez sur le nom du document, vous allez recevoir une fenêtre avec un aperçu et des informations plus détaillées sur le document.

Les onglets situés en haut de la boîte de dialogue regroupent les informations par catégorie.

Info

Aperçu

Si vous cliquez sur cet aperçu, le lecteur en ligne va apparaître (Voir Document Viewer).
Si le lecteur ne s'ouvre pas, vérifiez si votre navigateur est affecté par des bloqueur de fenêtre.

Détails du document

• Nom et description du document
• Deposé par
• Date et heure où le document a été déposé
• Statut et taille du document
• Métadonnées (dans le cas où le document contient des métadonnées)

  Emplacement

Quel est l'emplacement du document dans le projet et dans quels classeurs ce document a été ajouté (voir Binder).

 Partage d'information

À qui et par qui le document a été partagé publiquement.

  Révisions

Vous donne un aperçu de toutes les révisions d'un document. Cliquez sur une révision pour voir les détails. Les détails vont apparaître dans le panneau à votre droite.

Déplacez le curseur au-dessus d'une révision afin de :

• Télécharger
• Imprimer en PDF
• Supprimer (uniquement si vous avez le droit consulter des documents et si l'administrateur du projet vous a autorisé à supprimer des révisions)

En cliquant sur une révision spécifique, la communication aussi bien que les pièces jointes seront filtrées dans les onglets correspondants de la révision sélectionnée.

Communication

Le panneau de communication vous donne un aperçu simple de toute la communication concernant le document. Vous pouvez facilement filtrer par le type de communication pour savoir à quelle révision elle correspond.

Types de communication:

• Annotations
  •  Lorsque les annotations sont générées par notre lecteur de documents en ligne, elles   s'appliquent toujours à une révision spécifique d'un document
• Notifications
  • S'appliquent toujours au document, quelle que soit la révision visualisée
• Notes
  • S'appliquent toujours au document, quelle que soit la révision visualisée
• Messages de workflow
  • Lorsqu'un utilisateur exécute une tâche et ajoute des commentaires, ceux-ci sont stockés sous forme de messages de workflow

 

  Workflows

Le panneau des workflows vous permet de voir tous les workflows actifs. Dans le menu déroulant, vous pouvez également afficher les workflows terminés et annulés qui sont attachés à ce document.

 

Les workflows actifs indiquent les tâches actives. Si vous avez des tâches actives, le bouton « répondre » vous invitera à les exécuter.

Les workflows terminés et annulés vont s'afficher l'intégralité de l'historique.

  Attachments

Le panneau des pièces jointes est divisé en:

• Côté gauche: documents et formulaires faisant partie de ce document
  
  • Par exemple. Un fichier technique appartenant à un dessin
• Côté droit: documents dont ce document fait partie
  
  • Par exemple. Ce dessin (xréf) fait partie d'un dessin principal