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Pour travailler plus efficacement dans un projet, vous devez suivre les étapes suivantes:
Ajouter un projet
Une fois connecté, l'écran de sélection de projet apparaît sans projets.
Nouveau projet
Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour créer un nouveau projet. Remplissez le nom du projet, les détails et le pays dans lequel le projet sera exécuté.
Copier le projet
Lorsque vous devez gérer plusieurs projets, la plupart d'entre eux auront les mêmes paramètres et la même structure. La création d'un projet de modèle vide dans lequel vous définissez la structure des dossiers, les rôles, les formulaires et les flux de travail constitue un bon moyen de travailler. De cette façon, vous le configurez une fois et copiez le projet pour chaque nouveau projet que vous devez configurer.
Si vous avez déjà des projets existants, vous pouvez créer un projet basé sur un projet existant et sélectionner les options que vous souhaitez copier dans le nouveau projet.
Seul l'administrateur du client peut créer un nouveau projet ou copier un projet existant. Un client peut avoir plusieurs administrateurs clients gérés par l'équipe Bricsys 24/7.
Application d'administration
Une fois le projet créé et que vous entrez dans le projet, accédez à l'application de l'administrateur, l'icône représentant une clé dans la barre des applications située à gauche.
Paramètres
La catégorie Paramètres vous permet de modifier les paramètres du projet, les paramètres du document, les paramètres du calendrier et les paramètres de l'administrateur.
Paramètres du document
Dans les paramètres des documents, vous pouvez définir le mode d'affichage de la numérotation des révisions dans le projet.
Version unique
Par défaut, une seule révision est utilisée, choisissez l'option que vous souhaitez utiliser.
Version majeure / mineure
Activez la case à cocher versions majeure / mineure des documents afin de pouvoir utiliser un numéro de révision double. C'est un moyen utile de suivre la progression d'un document. Chaque version majeure peut représenter un jalon atteint par le document.
Structure
Le paramètre de structure est l'endroit où vous créez la structure de dossiers pour le projet. Bricsys 24/7 vous offre une totale liberté pour créer une structure de dossiers en fonction des besoins de votre entreprise.
Vous pouvez ajouter manuellement des dossiers en cliquant sur l'action "Ajouter un dossier" ou utiliser l'outil de transfert pour copier facilement une structure de dossiers existante de votre ordinateur local vers Bricsys 24/7.
Options de dossier
- Type de dossier
Chaque type de dossier représente sa propre application dans la barre latérale. Seules les applications Document et Reliure peuvent être affichées dans l'application Structure. Tous les autres dossiers peuvent être consultés dans l'application Structure, ainsi que dans leur propre application.
- Droits d'accès par défaut
La définition des droits d'accès par défaut vous permet de définir rapidement le même accès pour tous les rôles existants au moment de la création d'un dossier.
N'oubliez pas que chaque type de dossier représente une application différente dans la barre des applications.
Les rôles
Après avoir configuré la structure du projet, vous devez définir des rôles. Un rôle regroupe les membres du projet, ce qui facilite leur différenciation dans le projet. Des exemples typiques de rôles sont "Administrateurs", "Architectes", "Ingénieurs", "Entrepreneurs", ...
Options de rôle
- Utiliser comme mailliste
Cela permet de sélectionner le rôle lors de l'envoi d'une notification, d'un message ... en tant que destinataires. Tous les membres des rôles seront sélectionnés et peuvent être désélectionnés individuellement par l'utilisateur.
- Couleur
La couleur est utilisée dans la visionneuse de documents. En attribuant une couleur différente aux rôles, les annotations dans le visualiseur sont facilement distinguées et permettent de savoir qui a créé l'annotation; l'architecte, ingénieur ...
- Voir un autre utilisateur
Si un rôle ne peut pas voir d'autres utilisateurs, les membres du rôle ne pourront pas envoyer de notifications aux autres membres du projet.
- Afficher les révisions
Activer un rôle pour afficher les révisions d'un document. Lorsque cette case est décochée, seule la dernière révision du document sera visible.
- Changer de profil
Il est vivement recommandé d'activer ce paramètre pour que les utilisateurs puissent modifier leurs informations personnelles et leurs préférences.
Accès aux dossiers
Une fois les dossiers et les rôles configurés, il est temps de configurer l'accès. La catégorie Accès aux dossiers par défaut affiche la structure des dossiers et un rôle dans la liste déroulante située au-dessus de la structure.
Passez facilement à la vue des rôles en sélectionnant l’option «Par rôle» dans le menu déroulant ci-dessus.
Inspecteur d'accès
L'inspecteur d'accès à droite vous indique si l'accès est défini ou non. Il existe deux types d'accès: tout voir, voir propre. Afficher propre signifie que l'utilisateur ne peut accéder qu'aux éléments dont il est l'auteur.
Selon le type de dossier, tous les types d'accès peuvent ne pas être disponibles.
Cliquez dans la matrice pour définir ou supprimer un accès spécifique. Utilisez les boutons bascule du haut pour définir le même accès sur tous les dossiers, les boutons bascule de droite pour définir l'accès par défaut. Le bouton bascule en haut à droite vous permet de basculer tous les accès.
Pour chaque dossier avec des sous-dossiers, l'icône «Appliquer aux sous-dossiers» vous permet de copier facilement le même accès à tous les sous-dossiers.
Enregistrez les modifications avant de quitter la catégorie d'accès.
Utilisateurs
Maintenant qu'un projet a des dossiers, des rôles et des accès, nous pouvons ajouter des utilisateurs. La catégorie Utilisateurs vous permet d'ajouter des utilisateurs au projet.
Cliquez sur l'action Ajouter un utilisateur pour ajouter un utilisateur. Ajoutez toujours des utilisateurs en ajoutant l'adresse électronique de l'utilisateur. Si l'utilisateur a déjà accès à Bricsys 24/7 dans un autre projet, il apparaîtra dans les résultats de la recherche. Sinon, vous pouvez créer un nouvel utilisateur.
Après avoir ajouté l'utilisateur, sélectionnez les rôles dont il fait partie. Un utilisateur peut faire partie de plusieurs rôles, ce qui signifie que l'accès sera l'accès consolidé pour tous les rôles. Si le projet contient un dossier de carnet d'adresses, vous pouvez choisir d'ajouter l'utilisateur au carnet d'adresses.
Invitation
La dernière étape consiste à envoyer une invitation. Nous vous recommandons vivement d’ajouter un message personnel pour que l’utilisateur sache qui envoie l’invitation et pourquoi.
L'utilisateur peut configurer le mot de passe en cliquant sur le lien «définir ou réinitialiser le mot de passe» dans le courrier électronique d'invitation. Un utilisateur existant peut se connecter avec l'adresse email et le mot de passe existant.
