Mise en place de suivis

Les suivis constituent un moyen efficace d'automatiser les processus sur Bricsys 24/7. Il sont surtout utilisés pour approuver des documents.

Dans cette section, nous allons vous présenter la fonctionnalité des suivis. On va commencer par créer un suivi dans l'éditeur, ensuite on va le publier et le joindre à un document soit à un dossier, au cas où vous souhaitez démarrer un suivi automatiquement lorsqu'un nouveau document est chargé.

Suivez ces étapes afin de bien réussir la création et gestion des suivis dans votre projet.

1. Ajouter un dossier de suivi

2. Ajouter un suivi

3. Modifier un suivi

4. Publier un suivi

5. Joindre un suivi

6. Réassigner la tâche

Ajouter un dossier de suivi

Assurez-vous que votre projet contient un dossier de type « suivi » et que vous avez accès au dossier de flux d'activité. Une fois que cela est configuré, l'application « Suivi » sera disponible dans la barre d'applications à gauche.

Une fois le dossier de suivi créé, ouvrez l'application « Suivi » et sélectionnez le dossier créé.

Ajouter un suivi

Dans le dossier de suivi sélectionnez l'action
« Aujouter un suivi »".

1. Remplissez le nom

2. Remplissez la description (facultatif)

3. Sélectionnez un rôle pour le coordinateur (chaque suivi a son coordinateur)

4. Cliquez sur le bouton OK afin d'enregistrer le suivi et ouvrir l'éditeur.

Créer un suivi

La création d'un nouveau suivi se fait en cinq étapes:

1.   Ajouter une activité

   Les activités sont des tâches qui seront exécutées manuellement ou automatiquement par le système. Toutes les tâches automatiques utilisent les droits d'accès du coordinateur pour exécuter la tâche.

   

   1. Ajouter une activité à la grille
      

      Cliquez sur l'icône de l'activité, puis quelque part sur la grille pour ajouter une activité.
      
      

   2. Complétez les paramètres d'activité

      

      Choisissez une action: (le type de l'activité)

      Activités automatiques qui seront exécutées à l'aide de l'accès du coordinateur:

      Définir le statut d'un document

      Copiez le document dans un autre dossier

      Déplacer le document dans un autre dossier

      Ajouter le document à un dossier de classeur

      Supprimer le document d'un dossier de classeur

      Promouvoir la dernière révision en version majeure

      Activité manuelle:

      Assigner une tâche à quelqu'un

      Un utilisateur du rôle assigné aura une question et devra répondre avec quelques réponses proposées. (Les réponses proposées seront les noms des transitions qui quittent l'activité)

      Options d'activité

      1.  Remplissez la question 

         Complétez la question de la tâche, par exemple: Approuvez-vous ce document?

      2.  Choisissez qui doit réagir 

         Choisissez un rôlechargé de cette tâche.

      3. Spécifiez qui est .

         • L'acteur de l'activité précédente (soit le coordinateur) chosit qui sera l'acteur de cette activité.
         • Le premier à réagir. La même tâche sera assignée à chaque utilisateur du rôle sélectionné. Dès qu'un utilisateur réagit à la tâche, les autres ne sont plus obligés de l'ouvrir.
         • Tout le monde: Tout le monde du rôle sélectionné recevra la tâche et tout le monde devra réagir à cette tâche.

      
      Choisissez un rappel et / ou une date limite (facultatif):

      • Envoyer un rappel 

        Après l'heure sélectionnée, la personne sélectionnée recevra un rappel de sa tâche

      • Agir dans

        Si la personne sélectionnée ne réagit pas à l'heure, le suivi continuera. Vous pouvez sélectionner la transition à suivre dans la section transition en retard.

   3.   Ajouter un démarrage / synchronisation de chemins parallèles (facultatif)

      Si plusieurs activités doivent démarrer ou se regrouper, utilisez le démarrage parallèle et synchronisez les chemins parallèles.
      
      

      Ajouter démarrage chemin parallèle

      Si le chemin de votre suivi doit être divisé, vous devrez ajouter un chemin parallèle de départ.

      Par exemple

      Si plusieurs parties 

      Ajouter « Synchroniser le chemin parallèle »

      Si vous souhaitez joindre deux chemins ou plus , ajoutez d'abord un chemin de synchronisation. Le chemin de synchronisation ne va pas continuer le suivi jusqu'au moment où toutes les transitions entrantes soient activées.

      Par exemple

      Si l'entrepreneur et l'ingénieur approuvent le document, continuez le suivi et définissez le statut approuvé.

   4.   Déplacer / modifier votre suivi (facultatif).

      Déplacez les activités à la bonne position pour avoir une meilleure vue d'ensemble de votre suivi.

   5.  
      Add transitions 

      Les transitions sont des flèches qui connectent les activités et permettent au suivi de suivre un chemin prédéfini.

      Les transitions sortantes des activités manuelles sont les réponses que l'utilisateur peut sélectionner lors de l'exécution de la tâche. Une transition sortante peut avoir plusieurs réponses. Sur Bricsys 24/7, nous appelons les réponses « des états » .
      
      

      Créer une transition d'une activité à l'autre

      • Cliquez sur l'activité à partir de laquelle la transaction doit démarrer.

      • Cliquez sur l'activité à laquelle la transition doit suivre.

      Paramètres de transition

      
      
      Pour chaque transition il faut au moins un état. Le système va automatiquement créer l'option "Terminé" comme état par défaut.

      • Ajouter un statut (pour les tâches manuelles uniquement)

        • Si vous ajoutez un statut à une transition, l'acteur de l'activité doit répondre à l'activité avant que le workflow se poursuive. Le statut qui est rempli dans la transition sera la réponse proposée pour l'acteur. Lorsque l'acteur sélectionne la réponse proposée, le workflow se poursuit.
        • Par exemple après une tâche-activité (voir « Ajouter une activité > Attribuer une tâche à quelqu'un »).
          • L'acteur aura une tâche.
          • Cet acteur peut maintenant sélectionner la réponse proposée (statut que vous avez rempli, par exemple « j'approuve »).
          • Si l'acteur sélectionne cette réponse proposée, le workflow continuera par cette transition vers l'activité suivante.

      • Ajouter un statut (pour les tâches manuelles uniquement)

        • Si vous souhaitez avoir plusieurs réponses proposées menant à la même activité. (Par exemple: j'approuve, j'approuve avec des remarques).

        Transition en retard (facultatif) 

      • Lorsqu'une activité est en retard, changez l'état de cette transition en: "En retard (automatiquement)". Ceci est l'état sélectionné par défaut, vous pouvez toutefois le changer en état de votre choix.
      • Si vous avez choisit que l'acteur de la tâche doit agir dans un certain délai, vous pouvez marquer la transition à suivre une fois le délai est dépassé.
        • Par exemple, si l'acteur ne réagit pas dans les 2 semaines qui suivent, le suivi continuera jusqu'à l'action suivante par cette transition.

       

      Les États en transition doivent être uniques. Il ne peut pas y avoir deux transitions sortantes qui ont le même état. Par exemple : La réponse "Approuvé" et une autre transition avec la même réponse "Approuvé". Ceci est nécessaire afin de rendrait impossible pour le flux de travail de choisir le chemin correct.

        Enregistrer le suivi

      Après avoir créé toutes vos activités et transitions, n'oubliez pas d'enregistrer votre suivi dans l'éditeur de suivi avant de fermer l'éditeur.

       

        Libération d'un suivi

      Afin d'utiliser le suivi, il doit être validé. 

      Modifier

      Modifiez l'état dans la boîte de dialogue de modification de suivi.

      

      Publier un suivi

      Utilisez l'action « Publier suivi » dans le menu d'action.

      Une fois qu'un suivi est publié et utilisé, il ne peut plus être modifié. Si vous souhaitez le modifier, vous devrez d'abord créer une copie de ce suivi.

       

        Joindre un suivi

      Afin de pouvoir travailler dans un suivi, vous devez d'abord le joindre. Il existe deux façons de joindre un suivi à un document:

      Attacher manuellement un suivi à un document

      Si l'administrateur vous accorde un "accès au workflow", vous pouvez attacher manuellement un workflow à un document.

      1. Sélectionnez un document et cliquez sur attacher le flux de travail
      2. Choisissez le suivi que vous souhaitez attacher ainsi qu'un coordinateur et donnez un nom à ce suivi.
      3. Joindre un suivi

      Une fois le workflow attaché au document, il démarre automatiquement. Notez que seuls les suivis publiés peuvent être joints.

      Joindre un suivi à un dossier

      Si vous souhaitez automatiser tous les documents d'un dossier avec un suivi, vous devez attacher le suivi au dossier. (Voir Application d'administration> structure)

      Une fois le suivi joint au dossier, il démarre pour chaque nouveau document téléchargé.

       

      Réassigner la tâche

      Lorsqu'un membre du projet n'est pas disponible suite à une maladie, des congés ou lorsqu'il a quitté l'entreprise, il peut y arriver que certaines tâches qui n'ont pas été encore complétées sont toujours assignéés à lui.

      En tant qu'administrateur, vous pouvez facilement réassigner les tâches d'un utilisateur dans Administration> Utilisateurs. Sélectionnez l'utilisateur et choisissez l'action "réassigner les tâches" dans le menu ci-dessus.

      Sélectionnez un autre utilisateur dans le projet pour transférer les tâches. Notez que l'utilisateur doit avoir exactement les mêmes rôles que l'utilisateur actuel assigné aux tâches.