L'application « Formulaires » vous permet de créer et remplir un formulaire ainsi que d'effectuer une recherche dans ses enregistrements. Un formulaire est un «fichier» pré-structuré qui permet à l'utilisateur d'ajouter des informations de manière structurée. Une fois qu'un formulaire est créé, un utilisateur peut remplir un formulaire et un enregistrement sera créé et enregistré sur Bricsys 24/7.
Il y a 3 façons d'utiliser les formulaires.
Métadonnées
Les métadonnées permettent à l'utilisateur de sélectionner et remplir des informations pré-structurées sur le document lors du téléchargement d’un fichier sur Bricsys 24/7. Sans s'en rendre compte, l'utilisateur peut remplir un formulaire lors du téléchargement. Une fois que l'utilisateur a rempli le formulaire et téléchargé le document, un enregistrement du formulaire sera sauvegardé et joint au document.
Exemple de « Métadonnées de bâtiment »
Lorsque l'utilisateur télécharge un document, des champs supplémentaires seront affichés dans la boîte de description. Dans ce cas, l'utilisateur devra choisir parmi les options suivantes:
- Type de document:
- Contrat
- Plan
- Facture
- Image
- Autres
- Discipline
- Décoration
- Électricité
- CVC
- Sécurité
- Structuralité
- Bâtiment
- Bâtiment A
- Bâtiment B
- Bâtiment C
- Étage
- -1
- 0
- 1
- ...
- 4
Où est-ce qu'on peut afficher les métadonnées ?
- détails du document
- liste de documents en activant les colonnes du document (voir document folder)
- formulaire
Avantages des métadonnées
1. Recherche Avancée
Grâce à la recherche avancée appliquée aux formulaires vous pouvez facilement trouver vos documents. Même si, par example, vous cherchez tous les plans électriques effectués au troisième étage sans savoir où le plan correspondant est sauvegardé sur Bricsys 24/7.
2. Filtrer sur les métadonnées
Les métadonnées sont visibles dans le dossier du document grâce au sélecteur de colonne. Utilisez le bouton de filtrage pour rechercher des plans en remplissant, par example, « Pla ».
3. Générer automatiquement un nom
Vous avez aussi une possibilité de générer un nom pour le document en fonction du contenu du formulaire. Cela donne à vos documents un nom structuré correspondant à la convention de nommage de votre projet. Tous vos documents seront nommés selon votre convention de nommage.
4. Créer des réservations
Vous pouvez créer des réservations pour les documents à télécharger. Lorsque les métadonnées sont utilisées pour générer un nom, vous pouvez créer des réservations, c'est-à-adire, les documents vides qui doivent être remplis par l'utilisateur.
Ceci est un outil extrêmement efficace dans la planification de vos documents. Assurez-vous que pour tous les documents souhaités, les plans sont livrés.
Pièce jointe
Au lieu d’ajouter une note à un document, un utilisateur peut joindre un formulaire (qui contient des informations pré-structurées) à un document afin d'ajouter un commentaire de manière structurée. Une fois que l'utilisateur a rempli le formulaire, un enregistrement du formulaire sera créé et joint au document.
Exemple « demande de changement »
Un utilisateur peut compléter ou sélectionner une demande de modification existante («change request») et la joindre à un document.
Avantages de joindre un formulaire à un document
1. Ajouter des informations supplémentaires de manière structurée
2. Rechercher dans les enregistrements
Recherchez dans les enregistrements du formulaire rempli dans le lecteur de formulaire.
Base de données
Remplissez un formulaire pour construire une base de données de manière structurée sur Bricsys 24/7.
Example « Demande d'investissement »
Les utilisateurs peuvent remplir le formulaire de demande d'investissement dans l'application « Formulaires ». Les responsables des demandes d’investissement peuvent désormais parcourir ces enregistrements et prendre de meilleures décisions concernant l’investissement.
Avantages de l'utilisation des formulaires dans le but de construire une base de données
1. Rechercher dans les enregistrements
Rechercher dans les enregistrements du formulaire rempli.
2. Exporter les données
Téléchargez les données dans une liste Excel pour filtrer davantage et générer des rapports avec les données.
Lecteurs des formulaires
Cliquez sur un formulaire pour l'afficher dans le lecteur. Vous pouvez ajouter ou supprimer des enregistrements en fonction de vos droits d'accès ainsi qu'effectuer une recherche dans les enregistrements du formulaire.
Afin d'ajouter un enregistrement :
- Sélectionnez « ajouter un enregistrement » (Add event)
- Remplissez le formulaire
- Sélectionnez « Sauvegardez »
- Un enregistrement sera ajouté et sauvegardé
Afin de supprimer un enregistrement :
- Sélectionnez un enregistrement (si vous voyez l'enregistrement, cela signifie qu'il est sélectionné à ce moment-là)
- Sélectionnez « supprimer l'enregistrement » (Delete event)
Afin de créer un lien entre les enregistrements :
- Sélectionnez un enregistrement
- Sélectionnez « Lien » (Link)
- Sélectionnez le formulaire selon votre choix
- Sélectionnez l'enregistrement auquel vous souhaitez le lier.