Formulaires

L'application de formulaires vous permet de créer un formulaire, de remplir un formulaire et de rechercher dans ses enregistrements. Un formulaire est un «fichier» pré-structuré qui donne à un utilisateur la possibilité d'ajouter des informations de manière structurée. Une fois le formulaire créé, un utilisateur peut remplir un formulaire et un enregistrement sera créé et sauvegardé sur Bricsys 24/7.

Il existe trois façons d'utiliser les formulaires.

Métadonnées

Laissez un utilisateur remplir ou sélectionner des informations pré-structurées sur le document lors du téléchargement d'un fichier sur Bricsys 24/7. Sans le remarquer, l'utilisateur peut ou doit remplir un formulaire lors du téléchargement. Une fois que l'utilisateur a rempli le formulaire et téléchargé le document, un enregistrement du formulaire sera enregistré et joint au document.

Exemple « Création de métadonnées »

Lorsqu'un utilisateur télécharge un document, des champs supplémentaires sont affichés sous la boîte de description. Dans ce cas, l'utilisateur doit sélectionner le:

• Type de document:
  • Contrat
  • Plan
  • Facture
  • Image
  • Autre
• Discipline
  • Décoration
  • Électrique
  • CVC
  • Sécurité
  • Structurel
• Bâtiment
  • Bâtiment A
  • Bâtiment B
  • Bâtiment C
• Plancher
  • -1
  • 0
  • 1
  • ...
  • 4

L'utilisateur peut faire afficher les métadonnées:

• détails du document
• la liste des documents en activant les colonnes des documents (voir le dossier des documents)
• forme

Avantages des métadonnées

1. Recherche Avancée

Faites une recherche avancée sur les formulaires remplis pour trouver un document. Par exemple:

Cherchez tout plan électrique au troisième étage sans savoir où exactement le plan est stocké sur Bricsys 24/7, vous pouvez le trouver facilement.

2. Filtre sur les métadonnées

Les métadonnées sont visibles dans le dossier du document à l'aide du sélecteur de colonnes. Utilisez le bouton filtre pour rechercher des plans en remplissant le champ "Pla" (par exemple).

3. Générer automatiquement un nom

Générer éventuellement un nom pour le document sur la base du formulaire rempli. Cela donne à vos documents un nom structuré suivant la convention de dénomination de votre projet. Tous les documents seront nommés correctement selon votre convention de dénomination.

4. Créer des réservations

Créer des réservations pour les documents à télécharger. Lorsque les métadonnées sont utilisées pour générer un nom, vous pouvez créer des réservations qui sont des documents vides à remplir par l'utilisateur.

Un outil extrêmement utile pour la planification de vos documents. Assurez-vous que tous les documents et plans souhaités sont fournis.

Attachement

Au lieu d'ajouter une note à un document, un utilisateur pourrait joindre un formulaire (avec des informations pré-structurées) à un document pour faire un commentaire de manière structurée. Une fois que l'utilisateur a rempli le formulaire, un enregistrement du formulaire est créé et joint au document.

Exemple « Demande de modification »

Un utilisateur peut remplir ou sélectionner une demande de modification existante et la joindre à un document.

Avantages de l'ajout d'un formulaire à un document

1. Ajoutez des informations supplémentaires de manière structurée

2. Recherche dans les enregistrements

Effectuez une recherche dans les enregistrements du formulaire rempli dans la visionneuse de formulaire.

Base de données

Remplissez un formulaire pour construire une base de données de manière structurée sur Bricsys 24/7.

Exemple « Demande d'investissement »

Les utilisateurs peuvent remplir le formulaire de demande d'investissement dans l'application Form. Le responsable des demandes d'investissement peut désormais rechercher dans ces enregistrements et prendre de meilleures décisions concernant l'investissement.

Avantages de l'utilisation d'un formulaire pour constituer une base de données

1. Faites une recherche dans les dossiers

Faites une recherche dans les archives du formulaire rempli.

2. Exporter les données

Téléchargez les données dans une liste Excel pour filtrer davantage et générer des rapports avec les données.

Visionneuse des formulaires

Cliquez sur un formulaire pour l'ouvrir. Vous pouvez ajouter ou supprimer des enregistrements en fonction de vos droits d'accès et faire des recherches dans les enregistrements du formulaire.

Afin d'ajouter un enregistrement :

1. Sélectionnez «Ajouter un enregistrement»
2. Remplissez le nom
3. Sélectionnez « Enregistrer »
4. Un enregistrement sera ajouté et sauvegardé

Pour supprimer un enregistrement :

1. Sélectionnez un enregistrement (si vous voyez l'enregistrement, cela signifie qu'il est sélectionné à ce moment)
2. Sélectionnez «Supprimer l'enregistrement»

Afin de relier les enregistrements :

1. Sélectionnez un enregistrement
2. Sélectionnez 'Lien'
3. Choisir le formulaire
4. Sélectionnez l'enregistrement auquel vous souhaitez le lier