Formulaires

L'application « Formulaires » vous permet de créer et remplir un formulaire ainsi que d'effectuer une recherche dans ses enregistrements. Un formulaire est un «fichier» pré-structuré qui permet à l'utilisateur d'ajouter des informations de manière structurée. Une fois un formulaire est créé, l'utilisateur peut le remplir et son enregistrement sera créé sur Bricsys 24/7.

Il y a 3 façons d'utiliser les formulaires.

Métadonnées

Les métadonnées permettent à l'utilisateur de sélectionner et remplir des informations pré-structurées sur le document lors du téléchargement d’un fichier sur Bricsys 24/7. Sans s'en rendre compte, l'utilisateur peut remplir un formulaire lors du téléchargement. Une fois que l'utilisateur a rempli le formulaire et téléchargé le document, un enregistrement du formulaire sera sauvegardé et joint au document.

Exemple de « Métadonnées de bâtiment »

Lorsque l'utilisateur télécharge un document, des champs supplémentaires seront affichés dans la boîte de description. Dans ce cas, l'utilisateur devra choisir parmi les options suivantes:

• Type de document:
  • Contrat
  • Plan
  • Facture
  • Image
  • Autres
• Discipline
  • Décoration
  • Électricité
  • CVC
  • Sécurité
  • Structuralité
• Bâtiment
  • Bâtiment A
  • Bâtiment B
  • Bâtiment C
• Étage
  • -1
  • 0
  • 1
  • ...
  • 4

Où est-ce qu'on peut afficher les métadonnées ?

• détails du document
• liste de documents en activant les colonnes du document (voir document folder)
• formulaire

Avantages des métadonnées

1. Recherche Avancée

Grâce à la recherche avancée appliquée aux formulaires vous pouvez facilement trouver vos documents. Même si, par example, vous cherchez tous les plans électriques effectués au troisième étage sans savoir où le plan correspondant est sauvegardé sur Bricsys 24/7.

2. Filtrer sur les métadonnées

Les métadonnées sont visibles dans le dossier du document grâce au sélecteur de colonne. Utilisez le bouton de filtrage pour rechercher des plans en remplissant, par example, « Pla ».

3. Générer automatiquement un nom

Vous avez aussi une possibilité de générer un nom pour le document en fonction du contenu du formulaire. Cela donne à vos documents un nom structuré correspondant à la convention de nommage de votre projet. Tous vos documents seront nommés selon votre convention de nommage.

4. Créer des réservations

Vous pouvez créer des réservations pour les documents à télécharger. Lorsque les métadonnées sont utilisées pour générer un nom, vous pouvez créer des réservations, c'est-à-adire, les documents vides qui doivent être remplis par l'utilisateur.

Ceci est un outil extrêmement efficace dans la planification de vos documents. Assurez-vous que pour tous les documents souhaités, les plans sont livrés.

Pièce jointe

Au lieu d’ajouter une note à un document, un utilisateur peut joindre un formulaire (qui contient des informations pré-structurées) à un document afin d'ajouter un commentaire de manière structurée. Une fois que l'utilisateur a rempli le formulaire, un enregistrement du formulaire sera créé et joint au document.

Exemple « demande de changement »

Un utilisateur peut compléter ou sélectionner une demande de modification existante («change request») et la joindre à un document.

Avantages de joindre un formulaire à un document

1. Ajouter des informations supplémentaires de manière structurée

2. Rechercher dans les enregistrements

Recherchez dans les enregistrements du formulaire rempli dans le lecteur de formulaire.

Base de données

Remplissez un formulaire pour construire une base de données de manière structurée sur Bricsys 24/7.

Example « Demande d'investissement »

Les utilisateurs peuvent remplir le formulaire de demande d'investissement dans l'application « Formulaires ». Les responsables des demandes d’investissement peuvent désormais parcourir ces enregistrements et prendre de meilleures décisions concernant l’investissement.

Avantages de l'utilisation des formulaires dans le but de construire une base de données

1. Rechercher dans les enregistrements

Rechercher dans les enregistrements du formulaire rempli.

2. Exporter les données

Téléchargez les données dans une liste Excel pour filtrer davantage et générer des rapports avec les données.

Lecteurs des formulaires

Cliquez sur un formulaire pour l'afficher dans le lecteur. Vous pouvez ajouter ou supprimer des enregistrements en fonction de vos droits d'accès ainsi qu'effectuer une recherche dans les enregistrements du formulaire.

Afin d'ajouter un enregistrement :

1. Sélectionnez « ajouter un enregistrement » (Add event)
2. Remplissez le formulaire
3. Sélectionnez « Sauvegardez »
4. Un enregistrement sera ajouté et sauvegardé

Afin de supprimer un enregistrement :

1. Sélectionnez un enregistrement (si vous voyez l'enregistrement, cela signifie qu'il est sélectionné à ce moment-là)
2. Sélectionnez « supprimer l'enregistrement » (Delete event)

Afin de créer un lien entre les enregistrements :

1. Sélectionnez un enregistrement
2. Sélectionnez « Lien » (Link)
3. Sélectionnez le formulaire selon votre choix
4. Sélectionnez l'enregistrement auquel vous souhaitez le lier.