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Um mit einem Projekt arbeiten zu können, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
Projekt hinzufügen
Nach dem Einloggen erscheint der Projektauswahlbildschirm ohne Projekte.
Neues Projekt
Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um ein neues Projekt hinzuzufügen. Tragen Sie den Projektnamen, die Details und das Land ein, in dem das Projekt ausgeführt werden soll.
Projekt kopieren
Wenn Sie mehrere Projekte verwalten müssen, haben die meisten die gleichen Einstellungen und Strukturen. Das Erstellen eines leeren Vorlagenprojekts, in dem Sie Ordnerstruktur, Benutzergruppen, Formulare und Workflows einrichten, ist eine nützliche Arbeitsweise. Auf diese Weise richten Sie es einmalig ein und kopieren das Projekt für jedes neue Projekt, das Sie einrichten müssen.
Wenn Sie bereits Projekte haben, können Sie ein Projekt basierend auf einem vorhandenen Projekt erstellen und die Optionen auswählen, die Sie in das neue Projekt kopieren möchten.
Nur der Kundenadministrator kann ein neues Projekt erstellen oder ein vorhandenes Projekt kopieren. Ein Kunde kann mehrere Kundenadministratoren haben, die vom Bricsys 24/7-Team verwaltet werden.
Verwaltungs-App
Nachdem das Projekt erstellt wurde und Sie das Projekt eingegeben haben, wechseln Sie zur Administrations-App. Das Schraubenschlüsselsymbol befindet sich in der App-Leiste auf der linken Seite.
Einstellungen
In der Kategorie Einstellungen können Sie die Projekteinstellungen, Dokumenteinstellungen, Kalendereinstellungen und Administratoreinstellungen bearbeiten.
Dokumenteinstellungen
In den Dokumenteinstellungen können Sie festlegen, wie die Nummerierung der Revisionen im Projekt angezeigt werden soll.
Einzelversion
Standardmäßig werden einzelne Revisionen verwendet. Wählen Sie die Option aus, die Sie verwenden möchten.
Haupt- / Nebenversion
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Haupt- / Nebenversion von Dokumenten, um mit einer doppelten Revisionsnummer zu arbeiten. Dies ist eine nützliche Methode, um den Fortschritt eines Dokuments zu verfolgen. Jede Hauptversion kann einen Meilenstein darstellen, den das Dokument erreicht hat.
Struktur
In der Struktureinstellung legen Sie die Ordnerstruktur für das Projekt an. Mit Bricsys 24/7 können Sie eine Ordnerstruktur ganz nach Ihren Wünschen und den Anforderungen Ihres Unternehmens einrichten.
Sie können Ordner manuell hinzufügen, indem Sie auf die Aktion "Ordner hinzufügen" klicken, oder das Transfer Tool verwenden, um eine vorhandene Ordnerstruktur einfach von Ihrem lokalen Computer auf Bricsys 24/7 zu kopieren.
Ordneroptionen
- Ordnertyp
Jeder Ordnertyp repräsentiert eine eigene App in der Seitenleiste. In der Struktur-App können nur Dokumenten- und Sammelmappen-Apps angezeigt werden. Alle anderen Ordner können sowohl in der Struktur-App als auch in ihrer eigenen App angezeigt werden.
- Standardzugriffsrechte
Durch Festlegen der Standardzugriffsrechte können Sie den gleichen Zugriff für alle vorhandenen Benutzergruppen festlegen, sobald Sie einen Ordner erstellen.
Denken Sie daran, dass jeder Ordnertyp eine andere App in der App-Leiste repräsentiert.
Benutzergruppen
Nach dem Einrichten der Projektstruktur müssen Sie Benutzergruppen definieren. In einer Gruppe werden die Projektmitglieder zusammengefasst, sodass sie im Projekt leicht unterschieden werden können. Typische Beispiele für Benutzergruppen sind "Administratoren", "Architekten", "Ingenieure", "Auftragnehmer", ...
Benutzergruppen-Optionen
- Als Mailingliste verwenden
Ermöglicht die Auswahl der Gruppe beim Senden einer Benachrichtigung, einer Nachricht, ... als Empfänger. Alle Mitglieder der Benutzergruppe werden ausgewählt und können vom Benutzer einzeln deaktiviert werden.
- Farbe
Die Farbe wird in der Dokumentanzeige verwendet. Indem Sie den Benutzergruppen eine andere Farbe zuweisen, lassen sich Anmerkungen im 'Viewer' leicht unterscheiden und machen deutlich, wer die Anmerkung erstellt hat. der Architekt, Ingenieur ...
- Andere Benutzer sehen
Wenn eine bestimmte Benutzergruppe andere Benutzer nicht sehen kann, können die Mitglieder dieser Gruppe keine Benachrichtigungen an andere Projektmitglieder senden.
- Revisionen anzeigen
Erlauben Sie es einer Benutzergruppe die Revisionen eines Dokuments anzuzeigen. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird nur die letzte Revision des Dokuments sichtbar.
- Ändern Sie ihr Profil
Wir empfehlen, diese Einstellung zu aktivieren, damit Benutzer ihre persönlichen Informationen und Einstellungen ändern können.
Ordnerzugriff
Sobald die Ordner und Benutzergruppen eingerichtet wurden, ist es Zeit, den Zugriff einzurichten. Die Kategorie Ordnerzugriff zeigt standardmäßig die Ordnerstruktur und eine Benutzergruppe in der Dropdown-Liste über der Struktur an.
Wechseln Sie einfach in die Benutzergruppenansicht, indem Sie in der Dropdown-Liste oben die Option "Nach Benutzergruppe" auswählen.
Zugriffskontrolle
Die Zugriffskontrolle rechts zeigt an, ob der Zugriff festgelegt ist oder nicht. Es gibt zwei Arten des Zugriffs: 'Zugriff auf alle Elemente'' und 'Zugriff auf eigene Elemente'. Zugriff auf eigene Elemente bedeutet, dass der Benutzer nur auf die Elemente zugreifen kann, deren Autor er ist.
Je nach Ordnertyp sind möglicherweise nicht alle Zugriffstypen verfügbar.
Klicken Sie in die Matrix, um einen bestimmten Zugriff festzulegen oder zu entfernen. Verwenden Sie die Umschalttasten oben, um für alle Ordner den gleichen Zugriff festzulegen, und die Umschalttasten rechts, um den Standardzugriff festzulegen. Mit der Umschalttaste in der oberen rechten Ecke können Sie den gesamten Zugriff verändern.
Mit dem Symbol „Auf Unterordner anwenden“ können Sie für jeden Ordner mit Unterordnern den gleichen Zugriff auf alle Unterordner anwenden.
Speichern Sie die Änderungen, bevor Sie die Zugriffskontrolle verlassen.
Benutzer
Nachdem ein Projekt über Ordner, Benutzergruppen und Zugriffsrechte verfügt, können Benutzer hinzugefügt werden. In der Kategorie Benutzer können Sie dem Projekt Benutzer hinzufügen.
Klicken Sie auf die Aktion Benutzer hinzufügen, um einen Benutzer hinzuzufügen. Fügen Sie Benutzer hinzu, indem Sie die -E-Mail-Adresse des Benutzers hinzufügen. Falls der Benutzer bereits über ein anderes Projekt Zugriff auf Bricsys 24/7 hat, wird der Benutzer in den Suchergebnissen angezeigt, ansonsten können Sie einen neuen Benutzer anlegen.
Wählen Sie nach dem Hinzufügen des Benutzers die Gruppe aus, zu denen der Benutzer gehört. Ein Benutzer kann Mitglied mehrerer Gruppen sein, was bedeutet, dass der Zugriff der gemeinsame Zugriff über alle Benutzergruppen hinweg ist. Wenn das Projekt über einen Adressbuchordner verfügt, können Sie den Benutzer dem Adressbuch hinzufügen.
Einladung
Der letzte Schritt ist das Senden einer Einladung. Wir empfehlen ausdrücklich, eine persönliche Nachricht hinzuzufügen, damit der Benutzer weiß, wer die Einladung sendet und warum.
Der Benutzer kann das Kennwort einrichten, indem er in der Einladungs-E-Mail auf den Link "Kennwort festlegen oder zurücksetzen" klickt. Ein vorhandener Benutzer kann sich mit der E-Mail-Adresse und dem vorhandenen Passwort anmelden.
